Sekretarz

Pani JUSTYNA MAZUR-FRANCZAK

SEKRETARZ GMINY (SK)

I. ZAKRES CZYNNOŚCI

1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę. Do zadań sekretarza należy w szczególności:

1. zapewnienie przy współpracy z Wójtem sprawnego działania Urzędu,
2. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
3. udzielanie urlopów kierownikom i delegowanie pracowników na wyjazdy i podróże służbowe,
4. udzielanie urlopów kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy i delegowanie ich na wyjazdy i podróże służbowe
5. nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń i decyzji Wójta,
6. nadzór nad realizacją zadań prowadzonych przez Referat Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych,
7. prowadzenie spraw zgromadzeń publicznych,
8. koordynacja spraw w zakresie udostępniania informacji publicznej – zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
9. nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków wniesionych do Urzędu,
10. współpraca z  Archiwistą - Koordynatorem czynności kancelaryjnych w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej i przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt.
11. rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami i samodzielnymi stanowiskami  Urzędu,
12. stwierdzania własnoręczności podpisów i potwierdzania  zgodności z oryginałem dokumentów
13. prowadzenie spraw związanych z organizowaniem gminnych instytucji kultury oraz wyłonieniem kandydata na dyrektora instytucji kultury,
14. prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
15. nadzór nad organizacją wyborów organów jednostek pomocniczych gminy,
16. realizacja zadań w zakresie naboru pracowników oraz pełni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej oraz przygotowaniem i realizacją egzaminu kończącego służbę przygotowawczą.
17. sprawowanie nadzoru nad rozdzielaniem korespondencji przychodzącej do urzędu dla poszczególnych referatów, w tym zatwierdza dekretacje dokonywane przez pracownika sekretariatu Urzędu,
18.  przeprowadzanie ocen pracowniczych wobec kierowników referatów i jednostek organizacyjnych Gminy.

2. Wykonuje wobec Wójta czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, niezastrzeżone do kompetencji innych organów.

3. Sekretarz Gminy zastępuje Wójta w czasie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, we wszystkich sprawach dotyczących Urzędu oraz Gminy na podstawie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień.

W zakresie dodatkowych czynności:

PEŁNOMOCNIK DS. WYBORÓW - URZĘDNIK WYBORCZY

Zadaniem Pełnomocnika ds. wyborów jest koordynacja całokształtem zadań wyborczych na obszarze Gminy Trzebiel realizowanych przez Wójta Gminy Trzebiel w zakresie przygotowania i przeprowadzenia wyborów i referendów, w tym

1) współpraca z Delegaturą Krajowego Biura Wyborczego w Zielonej Górze w zakresie zapewnienia warunków terminowej i zgodnej z prawem realizacji zadań wyborczych.

2) nadzorowanie wszelkich spraw organizacyjnych związanych z wyborami i referendami,

3) prowadzenie spraw dotyczących sporządzania pełnomocnictw do głosowania.

KOORDYNATOR KONTROLI ZARZĄDCZEJ

1. Sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem i skutecznością kontroli zarządczej w Urzędzie Gmin w Trzebielu (pierwszy poziom kontroli zarządczej) oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy (drugi poziom kontroli zarządczej).

2. Organizuje, wdraża i koordynuje system kontroli zarządczej, a w szczególności:

1. opracowuje projekty przepisów wewnętrznych dotyczących kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
2. przeprowadza ocenę systemu kontroli zarządczej,
3. prowadzi dokumentację kontroli zarządczej,
4. przedkłada Wójtowi zbiorczą identyfikację i analizę ryzyka ( poziom umiarkowany i znaczny) wraz z propozycją metod przeciwdziałania ryzyku,
5. przedkłada projekt planu kontroli w perspektywie rocznej i nadzoruje jego wykonanie,

PEŁNOMOCNIK DS. OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH

1. Zapewnia ochronę informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego.
2. Zapewnia ochronę systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne.
3. Zarządza ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności dokonuje czynności szacowania ryzyka.
4. Sprawuje kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności dokonuje okresowej kontroli ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów.
5. Opracowuje i aktualizuje plan ochrony informacji niejawnych oraz sprawuje nadzór nad  jego realizacją;
6. Prowadzi szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.
7. Prowadzi zwykłe postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających.
8. Prowadzi aktualny wykaz osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.
9. Współpracuje odpowiednio ABW lub SKW w zakresie wymaganym przez ustawę o ochronie informacji niejawnych.

II.   ZAKRES OBOWIĄZKÓW

1. Sumienne, staranne i bezstronne wykonywanie powierzonych zadań.
2. Przestrzeganie czasu pracy i regulaminu  pracy.
3. Przestrzeganie przepisów  BHP i PPOŻ.
4. Sumienne i staranne wykonywanie poleceń służbowych.
5. Przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
6. Przestrzeganie zasady współżycia społecznego.
7. Stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych.
8. Dbanie o dobro zakładu pracy i ochrona  jego mienia.
9. Obowiązki wynikające z przepisów ustaw:

1) o samorządzie gminnym;
2) o finansach publicznych;
3) o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych;
4) o rachunkowości; 
7) Ordynacji podatkowej;
8) Kodeksu postępowania administracyjnego;
9) Prawa zamówień publicznych.

III.  ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

1. Odpowiada za prawidłowe i terminowe wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych.
2. Odpowiada za zabezpieczenie przechowywania dokumentów i pieczęci.
3. Odpowiada za przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych.
4. Odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną określa ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy
5. Odpowiedzialność karną określa ustawa z dnia 06 czerwca 1997r. Kodek Karny za ujawnienie tajemnicy państwowej i służbowej oraz przepisy ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych
6. Odpowiedzialność materialną określa ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy za szkody wyrządzone pracodawcy w związku z wykonywaniem czynności.
7. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu i ponosi odpowiedzialność za wykonanie zadań i obowiązków wynikających  w szczególności z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

IV.  UPRAWNIENIA

Z tytułu wykonywania powierzonych obowiązków przysługują Pani uprawnienia wynikające z obowiązujących w tym zakresie przepisów w szczególności: określone w rozdziale 4 Ustawy o pracownikach samorządowych, ustawie o finansach publicznych, o rachunkowości  i kodeksie pracy oraz wydanych upoważnień i zarządzeń.

Zakres czynności Justyna MAzur-Franczak