Początek strony
Wróć na początek strony Alt+0
Przejdź do wyszukiwarki Alt+1
Przejdź do treści głównej Alt+2
Przejdź do danych kontaktowych Alt+3
Przejdź do menu górnego Alt+4
Przejdź do menu lewego Alt+5
Przejdź do menu dolnego Alt+6
Przejdź do mapy serwisu Alt+8
Menu wysuwane
Herb podmiotu Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy w Trzebielu
Menu góra
Strona startowa Organizacja Gminy Regulamin organizacyjny
Poleć stronę

Zapraszam do obejrzenia strony „Regulamin organizacyjny, bieżące, menu 52 - BIP - Gmina Trzebiel”

Zabezpieczenie przed robotami.
Przepisz co drugi znak, zaczynając od pierwszego.

P ) # @ % R F 3 - 0 A w s f d A P # @ :

Pola oznaczone są wymagane.

Treść główna

Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY TRZEBIEL

 

Rozdział 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

  • 1. 1. Regulamin Organizacyjny zwany dalej „Regulaminem” ustala organizację i zasady funkcjonowania

Urzędu Gminy Trzebiel, określając w szczególności:

1) strukturę organizacyjną Urzędu;

2) zasady kierowania Urzędem;

3) zasady funkcjonowania urzędu, w tym zadania i kompetencje kierowników komórek organizacyjnych Urzędu;

4) zakres działania komórek organizacyjnych Urzędu;

  1. Regulamin dotyczy wszystkich stanowisk pracy oraz wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu.
  • 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Trzebiel;

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Trzebiel;

3) Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Trzebiel, Sekretarza Gminy Trzebiel, Skarbnika Gminy Trzebiel, Kierownika Referatu Urzędu Gminy Trzebiel;

4) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2023r. poz. 40 ze zm.).

  • 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy, przy pomocy której Wójt wykonuje uchwały Rady i zadania gminy określone przepisami prawa.
  1. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami wójt wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1, także przy pomocy jednostek organizacyjnych.
  2. Urząd wykonuje w szczególności zadania:

1) własne gminy;

2) zlecone gminie z zakresu administracji rządowej na podstawie ustaw;

3) realizowane przez gminę, na podstawie porozumień i umów zawartych z organami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami.

  • 4. 1. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
  1. Przebieg czynności biurowych i kancelaryjnych regulowany jest ponadto rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz. 67), niniejszym regulaminem oraz zarządzeniami Wójta.
  2. Ramowy podział akt dla referatów ustalają kierownicy w porozumieniu z Koordynatorem Instrukcji Kancelaryjnej.
  • 5. 1. Siedzibą Wójta jest Trzebiel, ul Żarska 41.
  1. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w dni wolne od pracy.
  2. Godziny pracy Urzędu określa odrębny Regulamin pracy Urzędu Gminy Trzebiel

Rozdział 2.
ZASADY ZARZĄDZANIA

  • 6. 1. Zarządzanie Urzędem opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
  1. Kierownikiem urzędu jest Wójt będący jednocześnie:

1) organem wykonawczym Gminy;

2) organem w postępowaniu administracyjnym;

3) zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

  1. Wójt jako kierownik urzędu zapewnia materialne i organizacyjne warunki prawidłowego i efektywnego funkcjonowania urzędu  oraz  ustala  kierunki  polityki  kadrowej,  w tym  zakresie  Wójt  może  postanowić   o realizacji określonych zadań Urzędu w formie powierzenia osobie lub podmiotowi zewnętrznemu.
  2. Wójt kieruje urzędem przy pomocy sekretarza, skarbnika oraz kierowników referatów.
  • 7. Urząd posiada strukturę mieszaną, którą tworzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.
  • 8. 1. Dla realizacji określonych spraw Wójt może powoływać doraźne bądź stałe komisje, zespoły zadaniowe, doradcze, koordynacyjne lub eksperckie (w tym projektowe) lub inne formy struktur zadaniowych oraz ustanawiać pełnomocników. Pracę zespołów zadaniowych organizują i za jej wyniki odpowiadają przewodniczący zespołów.
  1. Powołując zespół, jak w ust. 1 określa się skład osobowy, czas funkcjonowania, przedmiot, zakres, kompetencje oraz zasady działania i finansowania.
  • 9. 1. Wójt może upoważnić pracowników urzędu do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.
  1. Wójt może udzielić pracownikom urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych, a w przypadkach określonych w odrębnych przepisach także pracownikom tych jednostek organizacyjnych, upoważnień lub pełnomocnictw do realizacji czynności określonych ich treścią.
  2. Pełnomocnictwa i upoważnienia Wójta wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Wydane pełnomocnictwa lub upoważnienia wymagają zarejestrowania w odpowiednim rejestrze prowadzonym na stanowisku ds. obsługi sekretariatu.
  • 10. 1. Obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia zatrudnionego na danym stanowisku pracownika określa zakres czynności.
  1. Za przygotowanie zakresów czynności odpowiedzialni są:

1) Sekretarz Gminy w porozumieniu z Wójtem oraz Skarbnikiem – dla kierowników referatów Urzędu oraz samodzielnych stanowisk

2) kierownicy referatów – dla podległych im pracowników.

  • 11. 1. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia i przed którym odpowiedzialny jest za wykonanie przydzielonych zadań.
  1. Pracownik może również otrzymywać zalecenia i polecenia od innych uprawnionych pracowników pod warunkiem, że jest to jednoznacznie uregulowane w obowiązujących dokumentach Urzędu lub został o tym uprzedzony przez bezpośredniego przełożonego. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie zgłasza się bezpośredniemu przełożonemu, który podejmuje ostateczną decyzję.
  • 12. W czasie nieobecności Wójta obowiązki kierownika urzędu pełni Sekretarz.
  • 13. 1. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności,

2) służebności wobec społeczności lokalnej,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) kontroli zarządczej,

5) jednoosobowego kierownictwa,

6) podziału zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne,

7) wzajemnego współdziałania.

  1. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, zarządzeń, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

2) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,

3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,

6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,

7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

9) wykonanie planu reagowania kryzysowego,

10) realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie Gminy, należących do kompetencji Wójta,

11) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział 3.
ORGANIZACJA URZĘDU

  • 14. 1. Urząd dzieli się na referaty i samodzielne stanowiska.
  1. Referaty tworzy się w celu sprawnego i operatywnego zarządzania Urzędem, do nich należy realizacja przyporządkowanych funkcji, procesów i działalności.
  2. Referaty dzielą się na stanowiska pracy, w tym wieloosobowe stanowiska pracy.
  3. Dopuszcza się łączenie stanowisk w ramach jednego etatu.
  4. Referatami kierują kierownicy.
  5. Kierownicy Referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi oraz  odpowiadają  za  pracę  podległych  stanowisk  w zakresie  zgodnego  z prawem,  terminowego i rzetelnego wykonywania powierzonych zadań.
  6. Samodzielne stanowisko jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia struktury realizującej jedną kategorię spraw.
  7. Samodzielne stanowisko może być tworzone w ramach referatu lub poza jego strukturą.
  • 15. W określonych potrzebami Urzędu oraz charakterem wykonywanych zadań sytuacjach, praca wykonywana w Urzędzie może być świadczona na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło lub umowy zawartej z podmiotem gospodarczym.
  • 16. 1. W  skład urzędu  wchodzą  referaty  i samodzielne  stanowiska  pracy  o następujących  nazwach i symbolach literowych. Symbole oznaczające komórki organizacyjne służą jednocześnie do oznaczania akt poszczególnych komórek.
  1. Kierownictwo Urzędu:

1) Wójt (W)

2) Sekretarz (SK)

3) Skarbnik (FN)

  1. Referat Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych:

1) Kierownik Referatu (RO)

2) Stanowisko ds. obywatelskich (SO),

3) Stanowisko ds. wojskowych, społecznych i obrony cywilnej (WO),

4) Stanowisko ds. kadr (KD).

5) Stanowisko ds. działalności gospodarczej (DG),

6) Stanowisko ds. obsługi organów Gminy (OS),

7) Stanowisko ds. obsługi sekretariatu (SEKR),

8) Stanowisko ds. Funduszu Alimentacyjnego i stypendiów szkolnych (FA),

10) Wieloosobowe stanowisko ds. świadczeń rodzinnych (SR),

11) Sprzątaczka – woźna

Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych.

  1. Referat Infrastruktury i Inwestycji:

1) Kierownik referatu ( RI )

2) Stanowisko ds. infrastruktury technicznej, inwestycji i zagospodarowania przestrzennego (IZ),

3) Stanowisko ds. obiektów budowlanych, dróg i dóbr kultury (OB),

4) Stanowisko ds. ochrony środowiska (OŚ)

5) Wieloosobowe stanowisko ds. zamówień publicznych, funduszy zewnętrznych  integracji rozwoju i programów lokalnych  (IP),

6) Stanowisko ds. gospodarki gruntami, mieniem komunalnym, obrotu nieruchomościami i rolnictwa (GR),

7) stanowisko ds. gospodarowania odpadami komunalnymi (GO)

8) Konserwator

9) Pracownik gospodarczy

Wójt Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Infrastruktury i Inwestycji.

  1. Referat finansów:

1) Kierownik referatu (FN),

2) Stanowisko ds. księgowości budżetowej (FN I),

3) Stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat (FN II),

4) Stanowisko ds. księgowości podatków i opłat oraz windykacji należności podatkowych (FN III),

5) Stanowisko ds. należności budżetowych i windykacji (FN IV)

6) Stanowisko ds. obsługi kasowej (FN V)

7) stanowisko ds. księgowości budżetowej i funduszu sołeckiego (FN VI). Wójt Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Finansów.

  1. Urząd Stanu Cywilnego (USC)

1) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC)

2) Zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego.

  1. Pion ochrony informacji niejawnych (PIN)

1) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych

2) Inspektor ds. ewidencji materiałów niejawnych

3) Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego

4) Administrator Bezpieczeństwa Teleinformatycznego

  1. Samodzielne stanowisko ds. informatyki (INF) - Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.
  2. Samodzielne stanowisko do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
  3. Samodzielne stanowisko ds. archiwum zakładowego – Koordynator Instrukcji Kancelaryjnej (AR).
  4. Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD).
  5. Koordynator rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji. (KSiW)
  6. Radca prawny (RP).
  7. Koordynator ds. dostępności (DK).
  • 17. 1. Strukturę organizacyjną określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu.
  • 18. Komórki organizacyjne urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań należących do ich kompetencji. Spory dotyczące właściwości referatów lub samodzielnych stanowisk pracy rozstrzyga sekretarz, spory dotyczące właściwości wewnątrz referatów rozstrzygają kierownicy.
  • 19. 1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego realizuje zadania stanowiska ds. kadr i działalności gospodarczej,
  1. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych pełni zadania zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz realizuje zadania stanowiska ds. obywatelskich i inspektora ds. ewidencji materiałów niejawnych.
  2. Kierownik Referatu Infrastruktury i Inwestycji pełni zadania stanowiska ds. infrastruktury technicznej, inwestycji i zagospodarowania przestrzennego.
  3. Skarbnik Gminy pełni funkcję kierownika Referatu Finansów,
  4. Sekretarz Gminy pełni funkcję Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
  5. Pracownik ds. obsługi sekretariatu pełni zadania stanowiska ds. archiwum zakładowego - Koordynatora czynności kancelaryjnych a także jest koordynatorem rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji.
  6. Pracownik na stanowisku ds. informatyki pełni funkcję Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

Rozdział 4.
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY.

  • 20. 1. Wójt realizuje zadania określone w ustawie oraz wynikające z innych aktów prawnych, a także zapewnia współdziałanie urzędu z właściwymi organami władz publicznych, a w szczególności z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządu.
  1. Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności wykonywanie uchwał Rady Gminy i zadań Gminy określonych przepisami prawa, w tym:

1) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz,

2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,

3) gospodarowanie mieniem komunalnym,

4) koordynacja prac nad opracowaniem, ogłaszanie i wykonywanie budżetu,

5) wydawanie, w przypadku nie cierpiącym zwłoki, przepisów porządkowych w formie zarządzeń,

6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

7) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem komunalnym,

8) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

9) udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w imieniu Wójta decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

10) dokonywanie okresowych ocen pracy sekretarza Gminy i skarbnika Gminy,

11) wykonywanie funkcji kierownika zakładu pracy w Urzędzie,

12) wykonywanie czynności przełożonego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

13) określanie polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

14) podpisywanie umów i porozumień w imieniu Gminy,

15) wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy oraz nadzorowanie zadań obronnych, obrony cywilnej i wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem kryzysowym zgodnie z przepisami prawa,

16) przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków,

17) przygotowywanie projektów uchwał rady Gminy oraz określanie sposobu ich wykonywania,

18) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

19) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,

20) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od sekretarza, skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

21) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczenie innych osób do podejmowania tych czynności,

22) nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP,

23) sprawowanie bieżącej kontroli nad przestrzeganiem stosownych zasad danych osobowych w trakcie ich przetwarzania,

24) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin.

  • 21. 1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę. Do zadań sekretarza należy w szczególności:

1) zapewnienie przy współpracy z Wójtem sprawnego działania Urzędu,

2) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

3) udzielanie urlopów kierownikom i delegowanie pracowników na wyjazdy i podróże służbowe,

4) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń i decyzji Wójta,

5) nadzór nad realizacją zadań prowadzonych przez Referat Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych,

6) prowadzenie spraw zgromadzeń publicznych,

7) koordynacja spraw w zakresie udostępniania informacji publicznej – zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,

8) nadzór nad rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji wniesionych do Urzędu,

9) współpraca z Archiwistą  - Koordynatorem czynności kancelaryjnych w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej i przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt,

10) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu,

11) stwierdzania własnoręczności podpisów i potwierdzania zgodności z oryginałem dokumentów,

12) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem gminnych instytucji kultury oraz wyłonieniem kandydata na dyrektora instytucji kultury,

13) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,

14) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta niezastrzeżone dla innych organów,

15) koordynacja spraw związanych ze spisami powszechnymi,

16) nadzór nad organizacją wyborów organów jednostek pomocniczych gminy,

17) realizacja zadań w zakresie naboru pracowników oraz nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej oraz przygotowaniem i realizacją egzaminu kończącego służbę przygotowawczą,


18) sprawowanie nadzoru nad rozdzielaniem korespondencji przychodzącej do Urzędu dla poszczególnych referatów, w tym zatwierdza dekretacje dokonywane przez pracownika sekretariatu Urzędu,

19) przeprowadzanie ocen pracowniczych wobec kierowników referatów.

  1. Sekretarz pełni funkcję Koordynatora Kontroli Zarządczej.
  2. Sekretarz pełni zadania Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie.
  3. Sekretarz Gminy zastępuje Wójta w czasie jego każdej nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, w czynnościach i sprawach należących do kompetencji Wójta. Zakres upoważnienia określa odrębne zarządzenie.
  4. Wójt może powierzyć Sekretarzowi prowadzenie spraw gminnych w swoim imieniu.
  • 22. 1. Skarbnik zapewnia opracowanie założeń projektu uchwały budżetowej, kontrolę realizacji budżetu, kontrolę finansów  publicznych  i nadzór  nad  gospodarkę  finansową  gminy.  Do  zadań  Skarbnika  należy  w szczególności:

1) kontrola legalności dokumentów finansowych dotyczących realizacji budżetu, kontrola wstępna operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowań, bieżąca kontrola funkcjonalna w zakresie powierzonych mu obowiązków,

2) składanie kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie czynności prawnych mogących spowodować zobowiązania pieniężne Gminy i udzielania upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty oraz informowanie Rady Gminy o odmowie kontrasygnaty, względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować,

3) nadzorowanie,  kontrola  i analiza  realizacji   budżetu   i występowanie   z wnioskami   w sprawie   zmian w budżecie Gminy,

4) obsługa zadłużenia gminy, wnioskowanie i opracowanie wniosków kredytowych i pożyczkowych,

5) organizacja i koordynacja spraw dotyczących ewidencji i deklaracji podatku VAT,

6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących rachunkowości, a w szczególności: polityki rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów) księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczenia inwentaryzacji,

7) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie wprowadzania unormowań dotyczących gospodarki finansowej wydanych na podstawie Uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta,

8) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych przez pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

9) kontrola wykorzystywania dotacji przekazywanych z budżetu Gminy,

10) prowadzenie kontroli gospodarki finansowej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy,

11) sprawowanie nadzoru nad terminowym regulowaniem zobowiązań Gminy,

12) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentacji księgowej,

13) nadzór nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,

14) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:

  1. a) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej i budżetowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
  2. b) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych

15) przygotowanie projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta dotyczących budżetu Gminy,

16) przygotowanie założeń i planów do projektu budżetu oraz przygotowanie projektu budżetu Gminy,

17) prowadzenie gospodarki finansowej Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami, polegające zwłaszcza:

  1. a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Wójta,
  2. b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Gminę,
  3. c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
  4. d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

18) opracowywanie sprawozdań budżetowych i finansowych z wykonania budżetu i ich analiz,

19) analiza wykorzystania   środków z budżetu oraz środków pozabudżetowych           i innych będących w dyspozycji Gminy,

20) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

  1. a) bieżącej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,
  2. b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz ich zmian,
  3. c) wstępnej kontroli operacji gospodarczych Gminy wywołujących skutki finansowe,

21) wykonywanie innych zadań wynikających z poleceń lub upoważnień.

  1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu i wykonuje zadania i obowiązki wynikające w szczególności z ustawy z dnia  27 sierpnia   2009 r.   o finansach   publicznych   oraz   ustawy   z dnia   29 września   1994 r. o rachunkowości.
  2. Skarbnik pełni funkcję Kierownika Referatu Finansów.

Rozdział 4.
ZADANIA KIEROWNIKÓW REFERATÓW

  • 23. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają:

1) organizację wykonania zadań określonych w ustawach, uchwałach rady, zarządzeniach i innych aktach prawnych oraz zabezpieczenie odpowiednich warunków i środków pracy,

2) prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań, przestrzeganie przepisów prawa oraz porządku i dyscypliny    w ramach kierowanej komórki,

3) należyte załatwianie spraw zgodnie z przepisami prawa materialnego i kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustaleniami Instrukcji Kancelaryjnej,

4) terminowość i rzetelność załatwianych spraw,

5) należyte przygotowanie wydawanych dokumentów,

6) racjonalne wydatkowanie środków w ramach zatwierdzonego budżetu,

7) realizację zadań związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie,

8) udzielanie informacji, pomocy i wsparcia organom jednostek organizacyjnych i pomocniczych Gminy według właściwości rzeczowej;

9) zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz referatu,

10) dokonywanie okresowej oceny pracowników,

11) uczestnictwo w sesjach rady oraz posiedzeniach komisji rady zgodnie z właściwością rzeczową

12) opracowywanie projektów planów finansowych w zakresie zadań budżetowych

13) uczestnictwo i realizowanie zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego na zasadach określonych przez Wójta,

14) nadzór nad stosowaniem obowiązujących w Urzędzie środków organizacyjnych i technicznych zapewniających ochronę danych osobowych i właściwą eksploatację systemów teleinformatycznych,

15) nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych oraz okresowym ich sprawdzaniem pod kontem przydatności,

16) nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem i usuwaniem danych osobowych,

17) zapoznanie i wdrożenie  nowych  pracowników  referatu  z obowiązującymi  na  stanowisku  regulacjami  i procedurami wewnętrznymi urzędu,

18) wykonywanie innych czynności przypisanych kierownikom w odrębnych zarządzeniach dotyczących ochrony danych osobowych,

  1. Kierownicy współpracują ze sobą przy wykonywaniu powierzonych im zadań.
  2. Kierownicy komórek organizacyjnych współdziałają w zakresie realizowanych zadań z właściwymi jednostkami organizacyjnymi i pomocniczymi Gminy, organami administracji rządowej, organizacjami pozarządowymi, środowiskami obywatelskimi i innymi podmiotami.
  3. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są przed Wójtem za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań wynikających z obowiązujących przepisów a także za należyte wykonywanie poleceń służbowych.
  • 24. 1. Jeżeli wykonanie określonego zadania i załatwienia sprawy wymaga współdziałania dwóch lub więcej komórek organizacyjnych, kierujący tymi komórkami z własnej inicjatywy uzgadniają sposób wykonania zadania i ustalają, który z nich sprawuje funkcje koordynacyjne niezbędne dla wykonania zadania i załatwienia sprawy (komórka wiodąca).
  1. Jeżeli obowiązek współdziałania bezpośrednio wynika z przepisów prawa, uchwały Rady lub zarządzenia Wójta Komórką, komórkę wiodącą wskazuje Wójt lub sekretarz, w pozostałych przypadkach wiodącą jest komórka, której kierujący jest uprawniony lub zobowiązany do ostatecznego załatwienia sprawy.

Rozdział 5.
ZADANIA WSPÓLNE WSZYSTKICH STANOWISK PRACY

  • 25. 1. Do wspólnych zadań wszystkich pracowników należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów Gminy a w szczególności:

1) załatwianie spraw z zakresu administracji publicznej, w tym wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2) współpraca z Radą Gminy i jej  Komisjami  oraz  jednostkami  organizacyjnymi  i pomocniczymi  Gminy w zakresie właściwości rzeczowej,

3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy oraz jego realizacji,

4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji wykonywanych zadań,

5) przechowywanie akt,

6) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt i zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt oraz przygotowywanie ich do archiwum zakładowego,

7) znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów gminnych i aktów prawnych normujących sprawy, które należą do kompetencji Referatu, zaznajamianie się na bieżąco ze zmianami obowiązujących przepisów i wzajemne informowanie się o zmianach w ustawodawstwie,

8) podejmowanie inicjatywy i opracowywanie projektów niezbędnych aktów prawnych, projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady Gminy – związanych z właściwością stanowiska,

9) Przygotowywanie projektów dokumentów, związanych z realizacją powierzonego zakresu czynności, w tym:

  1. a) decyzji, postanowień, wezwań, zawiadomień i innych pism,
  2. b) projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta,
  3. c) analiz i sprawozdań,
  4. d) odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wolne wnioski radnych,

12) redagowanie treści do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, stronie internetowej gminy oraz fb wynikających z realizowanych zadań i ich aktualizacja.

13) współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej ogólnej i specjalnej,

14) opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju – strategii rozwoju Gminy, Gminnego Programu Rewitalizacji, Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych oraz wieloletniej prognozy finansowej i budżetu w zakresie swojego działania,

15) organizowanie   wykonania   oraz   wykonywanie   uchwał   Rady   Gminy  i Zarządzeń  Wójta oraz zadań wynikających z innych aktów prawnych,

16) wykonywanie w ramach ustalonego zakresu działania funkcji kontrolnych wg. podległości organizacyjnej,

17) przygotowywanie innych materiałów na polecenie zwierzchników służbowych,

18) współdziałanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami urzędu oraz innymi jednostkami  i instytucjami,

19) realizowanie zadań obrony, bezpieczeństwa i obrony cywilnej w wymiarze wynikającym z zakresu kierowanej komórki organizacyjnej,

20) składanie informacji Wójtowi o istotnych wydarzeniach i sytuacjach mających miejsce na terenie Gminy,

21) organizowanie i zapewnienie dostępu do informacji publicznej w zakresie właściwości rzeczowej,

22) przeprowadzanie  kontroli  zleconych  przez  Wójta  w gminnych  jednostkach  organizacyjnych  Gminy   i innych podmiotach na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

  1. Do pozostałych obowiązków wspólnych pracowników należy:

1) sumienne, staranne i bezstronne wykonywanie powierzonych spraw,

2) przestrzeganie czasu pracy i regulaminu pracy,

3) przestrzeganie przepisów bhp i ppoż.

4) sumienne i staranne wykonywanie poleceń służbowych,

5) dokonywanie okresowych identyfikacji i poziomu ryzyka wykonywanych zadań i sporządzanie dokumentacji w tym zakresie,

6) dokonywanie samokontroli,

7) przestrzeganie  przepisów  i procedur  dotyczących  ochrony  danych  osobowych,  informacji  niejawnych  i tajemnicy służbowej oraz właściwa (zgodna z procedurami wewnętrznymi) eksploatacja systemów teleinformatycznych,

8) przestrzeganie zasady współżycia społecznego,

9) stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych,

10) dbanie o dobro Urzędu i ochrona jego mienia,

11) terminowa realizacja zadań wynikająca z zakresu czynności,

12) przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych,

13) przygotowywanie dla wójta projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

14) należyte zabezpieczenie dokumentów,

15) wykonywanie zadań wynikających z ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz współpraca w tym zakresie z komórką ds. integracji rozwoju lokalnego, promocji Gminy i zamówień publicznych,

16) sporządzanie wymaganej sprawozdawczości dla realizowanych zadań.

  1. Za nieprzestrzeganie obowiązków określonych  w ust. 2 pracownik  ponosi  odpowiedzialność  zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozdział 6.
ZAKRESY DZIAŁANIA REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK

  • 26. 1. Do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych w szczególności należy:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,

2) prowadzenie ewidencji korespondencji,

3) organizowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenie ich rejestrów

4) obsługa – w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza,

5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

6) obsługa elektronicznej korespondencji urzędowej (skrzynki e-puap, e-doręczeń) w zakresie odbioru i nadawania korespondencji Urzędu,

7) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,

8) koordynacja spraw organizacyjnych dotyczących remontów, bieżących napraw oraz konserwacji budynków Urzędu,

9) prowadzenie spraw związanych z Kartą dużej rodziny,

10) zarządzanie i administrowanie budynkiem i pomieszczeniami Urzędu,

11) dokonywanie prenumeraty i zakupu prasy, dzienników urzędowych i wydawnictw fachowych,

12) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,

13) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Wójta,

14) prowadzenie ewidencji zawartych umów,

15) organizowanie kontaktów interesantów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych Referatów,

16) prowadzenie rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych,

17) prowadzenie książki kontroli Urzędu,

18) zarządzanie sprawozdawczością elektroniczną GUS,

19) prowadzenie rejestru mieszkańców w systemie informatycznym oraz współpraca w tym zakresie z innymi instytucjami,

20) współpraca z innymi instytucjami w zakresie obsługi cudzoziemców przebywających na terenie RP,

21) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

22) występowanie o nadanie numerów ewidencyjnych w ramach Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),

23) prowadzenie, aktualizacja i udostępnienie rejestru wyborców,

24) realizacja zadań gminy w zakresie obrony cywilnej,

25) organizowanie i realizacja planu obrony cywilnej,

26) organizacja doręczeń kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych,

27) tworzenie formacji obrony cywilnej, świadczenia na rzecz obrony,

28) współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie ewidencji wojskowej,

29) udział w przygotowaniu i przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej,

30) prowadzenie i koordynacja akcji kurierskiej w gminie,

31) nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

32) wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o imprezach masowych,

33) przyjmowania pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora i innych ogłoszeń,

34) przygotowanie decyzji administracyjnych w sprawach wymeldowania lub zameldowania na wniosek strony lub z urzędu,

35) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących,projektów uchwał Rady Gminy i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

36) podejmowanie  czynności  organizacyjnych  związanych  z przeprowadzaniem  sesji,  zebrań,  posiedzeń i spotkań Rady Gminy, jej Komisji oraz Wójta,

37) protokołowanie posiedzeń sesji, zebrań i spotkań,

38) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

39) przekazywanie uchwał Rady Gminy właściwym Referatom, jednostkom organizacyjnym, Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz do publikacji,

40) przygotowywanie wyborów i referendów, w tym wyborów sołtysów i rad sołeckich,

41) prowadzenie dokumentacji jednostek pomocniczych oraz sołtysów,

42) przekazywanie za pośrednictwem Sekretariatu korespondencji do i od Rady Gminy, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

43) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji oraz Wójta,

44) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń interpelacji i zapytań radnych oraz innych postanowień Rady, komisji Rady i Wójta,

45) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy,

46) prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych,

47) wydawanie zaświadczeń o pełnieniu funkcji sołtysa,

48) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników  Urzędu   Gminy   oraz   kierowników   jednostek   organizacyjnych   w tym   przygotowanie i wydawanie świadectw pracy,

49) dokonywanie zgłoszeń do rejestrowania w sprawach ubezpieczeń, w tym ZUS,

50) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

51) prowadzenie dokumentacji naboru na stanowiska urzędnicze,

52) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, w tym listy obecności,

53) prowadzenie spraw związanych z umowami cywilnoprawnymi zawieranymi przez Urząd, w szczególności umów zlecenia lub o dzieło, w tym dotyczących używania pojazdów prywatnych do celów służbowych oraz kontrola ich aktualności,

54) prowadzenie rozliczeń i sprawozdawczości z PFRON,

55) pozyskiwanie pracowników do prac interwencyjnych, robót publicznych i społeczno – użytecznych,

56) prowadzenie spraw związanych z Centralną Ewidencją Działalności Gospodarczej (CEDIG), współpraca z Krajowym Rejestrem Sądowym w zakresie udzielania informacji i pomocy przedsiębiorcom,

57) prowadzenie spraw związanych z organizacją ubezpieczeń mienia i ludzi,

58) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych,

59) ustalanie i nadzorowanie opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,

60) wydawanie zezwoleń na usługi przewozowe taksówkami osobowymi,

61) prowadzenie ewidencji innych obiektów hotelarskich wynikającej z ustawy o turystyce,

62) ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,

63) prowadzenie spraw związanych z wpisem do rejestru żłobków i klubów dziecięcych,

64) prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych,

65) przyjmowanie oraz rozpatrywanie wniosków o świadczenia rodzinne,

66) prowadzenie ewidencji oraz weryfikacja świadczeń rodzinnych,

67) sporządzanie listy płac przyznanych świadczeń rodzinnych,

68) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze świadczeniami rodzinnymi,

69) kontrola i weryfikacja w zakresie przyznanej dotacji na świadczenia rodzinne,

70) rozpatrywanie wniosków o przyznanie stypendiów (socjalnych i lokalnych motywacyjnych) oraz zasiłków szkolnych,

71) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stypendiami i zasiłkami szkolnymi oraz rozliczanie przyznanych stypendiów szkolnych,

72) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego,

73) prowadzenie ewidencji zaliczek oraz dłużników alimentacyjnych,

74) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych,

75) sporządzanie listy płac oraz sprawozdań finansowych z Funduszu Alimentacyjnego,

76) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z zaliczką alimentacyjną i świadczeniami z Funduszu Alimentacyjnego,

77) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych dla osób korzystających ze świadczeń rodzinnych,

78) obsługa organizacyjna naboru pracowników oraz koordynacja okresowej oceny pracowników,

79) organizacja najmu Sali widowiskowej przy Urzędzie Gminy,

80) prowadzenie spraw świadczenia wychowawczego,

81) realizacja rządowych programów wspierania rodzin z dziećmi, w tym uchwalonych na podstawie art. 187a ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (j.t. Dz.U. z 2018r. poz. 998 ze zm.)

82) współdziałanie z Urzędem Statystycznym w zakresie organizowania i prowadzenia spisów powszechnych i innych badań statystycznych,

83) prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

84) realizacja zadań związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, w tym obliczanie oraz przekazywanie wpłaty do wybranej instytucji finansowej oraz gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji,

85) wykonywanie zadań związanych z obsługą dodatku osłonowego, w tym przyznawanie i wypłata świadczenia oraz wykonywanie obowiązków sprawozdawczych.

  • 28. Do zadań Referatu Infrastruktury i Inwestycji w szczególności należy:

1) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem infrastruktury i usług komunalnych w gminie, współdziałanie w tym zakresie z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Trzebielu oraz innymi podmiotami realizującymi zadania w obszarze infrastruktury i usług komunalnych,

2) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii,

3) prowadzenie dokumentacji dróg, budowę, modernizację i ochronę dróg,

4) zarządzanie drogami,

5) prowadzenie spraw związanych z oświetleniem drogowym, w tym rozbudowa, modernizacja i bieżąca obsługa,

6) określenie szczegółowego korzystania z dróg, wydawanie decyzji o zajmowaniu pasa drogowego oraz umieszczania urządzeń nie związanych z infrastrukturą drogową,

7) współpraca z innymi zarządcami dróg publicznych,

8) prowadzenie spraw związanych z ewidencją zabytków i opieką nad zabytkami,

9) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i budowlane przy zabytku,

10) realizacja i koordynacja zadań przewidzianych dla gminy w krajowych i regionalnych programach ochrony środowiska, w tym wynikających z umów i porozumień zawartych przez wójta,

11) koordynacja i realizacja zdań Gminy w obszarze:

  1. a) ochrony powietrza atmosferycznego,
  2. b) ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,
  3. c) współpraca z organami i podmiotami w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie środowiska oraz prowadzenie kontroli,
  4. d) podejmowanie działań w obszarze ochrony środowiska przed odpadami,

22) Prowadzenie działań w zakresie ochrony środowiska przed zanieczyszczeniem ściekami, w tym:

  1. a) prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków,
  2. b) prowadzenie kontroli zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków,

23) udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie,

24) obsługa Zintegrowanego Systemu Ograniczenia Niskiej Emisji, w tym przyjmowanie i wprowadzanie danych do CEEB,

25) realizacja zadań dotyczących planowania energetycznego, w tym:

  1. a) opracowanie założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla obszaru gminy Trzebiel oraz jego aktualizacja,
  2. b) nadzór, monitoring i sprawozdawczość w zakresie planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla obszaru gminy Trzebiel,
  3. c) inicjowanie oraz udział w realizacji projektów dotyczących zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe, w tym związanych z wykorzystaniem alternatywnych źródeł energii (OZE),
  4. d) prowadzenie działań doradczych, edukacyjnych oraz informacyjno-promocyjnych w obszarze gospodarki energetycznej gminy oraz OZE,

26) gospodarka wodna, sprawy przeciwpowodziowe, współpraca ze spółkami wodnymi i melioracyjnymi,

27) prowadzenie spraw związanych z usuwaniem drzew i krzewów,

28) prowadzenie rejestru ochotniczych straży pożarnych i spraw ochrony przeciwpożarowej:

  1. a) zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków, pomieszczeń i innych przedmiotów niezbędnych do działalności,
  2. b) bieżące rozliczanie kosztów funkcjonowania OSP,

29) prowadzenie spraw dotyczących świadczenia ratowniczego dla członków ochotniczych straży pożarnych będących w kompetencji gminy,

30) przygotowanie i prowadzenie inwestycji gminnych, opracowywanie planów inwestycyjnych i rzeczowo – finansowych,

31) przygotowywanie projektów i zleceń dotyczących wykonania dokumentacji projektowo – kosztorysowej, wykonawstwa robót zgodnie z procedurą przetargową,

32) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem lokalizacji inwestycji celu publicznego, w tym przekazywanie informacji wojewodzie o złożonych wnioskach i wydanych decyzjach o ustaleniu lokalizacji celu publicznego,

33) organizacja działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów,

34) opracowywanie  dokumentacji  i materiałów    niezbędnych    do        postępowania  w ramach ustawy o zamówieniach publicznych,

35) przeprowadzanie przetargów i udzielanie zamówień,

36) opracowywanie dokumentacji i materiałów niezbędnych do postępowania w ramach ustawy o zamówieniach publicznych w oparciu o opis przedmiotu zamówienia oraz projekt umowy dostarczony przez stanowisko merytoryczne,

37) sporządzanie i aktualizacja planu zamówień publicznych,

38) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,

39) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

40) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego,

41) prowadzenie spraw w zakresie sporządzania, opracowania, ustalania i zmiany Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego,

42) prowadzenie spraw w zakresie sporządzania, opracowania, ustalania oraz zmian Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego,

43) przygotowywanie i wydawanie opinii, zaświadczeń, wypisów, wyrysów z Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego oraz Studium,

44) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,

45) współpraca z operatorami sieci telefonicznej w zakresie telefonizacji Gminy,

46) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości i ulic oraz numeracji nieruchomości,

47) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i niezabudowanymi przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd,

48) organizowanie przetargów na sprzedaż, dzierżawę, wieczyste użytkowanie nieruchomości komunalnych,

49) prowadzenie spraw kultury fizycznej, kultury i sztuki będących w kompetencji Gminy, nie przekazanych do kompetencji innych jednostek organizacyjnych gminy,

50) podejmowanie działań związanych z rozwojem społecznym, kulturalnym i gospodarczym gminy we współpracy z innymi podmiotami, w tym obsługa partnerstw i porozumień międzygminnych.

51) prowadzenie spraw z zakresu wspierania rozwoju sportu, w tym rozliczanie i nadzór zadań przekazanych do realizacji organizacjom sportowym, w kontekście zgodności z ofertą,  z wyłączeniem rozliczenia finansowego dotacji, w tym przygotowanie projektów decyzji o zwrocie udzielonych dotacji.

52) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

53) prowadzenie ksiąg właścicieli nieruchomości w formie teczek i rejestrów,

54) prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości oraz planu jego wykorzystania, sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego,

55) współdziałanie z właściwą Komisją Rady w sprawach przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych,

56) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczaniem gruntów,

57) prowadzenie ewidencji gruntów, mienia komunalnego,

58) występowanie z wnioskiem o obciążenie i wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów na gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste lub sprzedanych,

59) realizacja  zadań  w zakresie  gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz  gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i niezabudowanymi

60) tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,

61) prowadzenie rejestru dzierżaw lokali komunalnych i dzierżaw gruntów,

62) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne,

63) prowadzenie spraw związanych z podziałami i rozgraniczeniami nieruchomości,

64) prowadzenie spraw w zakresie rolnictwa, leśnictwa, łowiectwa i weterynarii wynikających z odrębnych uregulowań,

65) pomoc właścicielom upraw dotkniętych zniszczeniem,

66) współpraca z Urzędem Statystycznym w zakresie przeprowadzania spisów rolnych i szacunków plonów,

67) wspólpraca z Ośrodkiem Kultury i Bibliotekę w zakresie gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywania materiałów promujących Gminę na zewnątrz,

68) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,

69) prowadzenie spraw, w tym koordynacja i sporządzanie wniosków związanych z pozyskiwaniem funduszy zewnętrznych,

70) realizacja zadań dotyczących rozliczania, raportowania, monitorowania i sprawozdawczości, zgodnie z nałożonymi obowiązkami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie projektów innych niż z udziałem funduszy zewnętrznych,

71) prowadzenie spraw dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym rozliczanie i nadzór zadań  przekazanych   do   realizacji   organizacjom   pozarządowym   w kontekście   zgodności   z ofertą,   z wyłączeniem rozliczenia finansowego dotacji, w tym przygotowanie projektów decyzji o zwrocie dotacji udzielonych na podstawie ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie,

72) przygotowywanie projektów zezwoleń na przejazd pojazdów ponadnormatywnych oraz zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych osób w transporcie drogowym,

73) wykonywanie zadań gminy wynikających z ustawy o publicznym transporcie zbiorowym,

74) współpraca z Lubuską Izbą Rolniczą i jej delegatami, w tym organizacja wyborów do Izb,

75) prowadzenie spraw związanych z udzieleniem dofinansowania do budowy przydomowych oczyszczalni ścieków,

76) rejestracja i aktualizacja bazy płatników opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi oraz weryfikacja deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi

77) prowadzenie gospodarki samochodowej Urzędu, zaspokajanie potrzeb komunikacyjnych w sprawach służbowych,

78) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

79) nadzór nad realizacją zdań powierzonych w drodze przetargu podmiotowi odbierającemu odpady komunalne, w tym naliczanie kar umownych,

80) opracowywanie projektów aktów prawnych, umów, regulaminów dotyczących utrzymania czystości i porządków na terenie gminy Trzebiel,

81) opiniowanie Planów Gospodarki odpadami, programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi, wniosków o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie odzysku odpadów oraz innych dokumentów przekazanych do zaopiniowania w zakresie gospodarowania odpadami,

82) koordynacja i nadzór nad systemem selektywnej zbiórki odpadów, w szczególności: przeterminowanych leków, baterii oraz zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz współdziałanie z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Trzebielu w zakresie realizacji zadań Gminnego Punktu Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych,

83) prowadzenie kontroli selektywnej zbiórki odpadów komunalnych bezpośrednio na nieruchomościach objętych przez Gminę systemem gospodarowania,

84) współpraca z WIOŚ, Inspekcją Sanitarną, Instalacją Komunalną oraz innymi podmiotami w zakresie utrzymania porządku i czystości w gminie,

85) monitorowanie i dokonywanie corocznej analizy systemu gospodarowania odpadami komunalnymi na terenie gminy oraz zapewnienie realizacji postanowień regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy,

86) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie nakładania kar pieniężnych na podmioty odbierające odpady komunalne od właścicieli nieruchomości, w przypadkach o których mowa w art. 9x  ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz prowadzenie spraw z zakresu ich egzekucji,

87) załatwianie spraw z zakresu działalności regulowanej dotyczących zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców   działalności    gospodarczej    w zakresie    opróżniania    zbiorników    bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt, grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych oraz prowadzenie w formie elektronicznej ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń,

88) prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości,

89) prowadzenie sprawozdawczości wymaganej obowiązującymi przepisami oraz ustaleniami wewnętrznymi w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi oraz przyjmowanie od podmiotów odbierających odpady komunalne od właścicieli nieruchomości kwartalnych sprawozdań,

90) prowadzenie, aktualizacja i weryfikacja gminnych ewidencji umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości w celu kontroli wykonywania przez właścicieli nieruchomości  i przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy,

91) wykonywanie obowiązków informacyjnych w zakresie gospodarowania odpadami przez gminę oraz prowadzenie działalności informacyjnej i edukacyjnej na temat prawidłowego gospodarowania odpadami komunalnymi,

92) prowadzenie innych spraw wynikających z regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy oraz gospodarki odpadami,

93) prowadzenie ewidencji księgowej należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

94) prowadzenie spraw związanych z usuwaniem azbestu, w tym związanych z dofinansowaniem przedsięwzięć związanych z usuwaniem azbestu i wyrobów zawierających azbest z terenu gminy,

95) prowadzenie, aktualizacja i weryfikacja gminnych ewidencji zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków,

96) organizacja procesu monitoringu i ewaluacji Strategii Rozwoju Gminy, Gminnego Programu Rewitalizacji i innych dokumentów o charakterze strategicznym,

97) wykonywanie drobnych napraw i poprawek nie wymagających wiedzy specjalistycznej, w tym min: naprawa uszkodzonych drzwi i okien, wymiana zamków, naprawa instalacji sanitarnych, elektrycznych  i p.poż. w budynkach administrowanych przez gminę,

98) porządkowanie przestrzeni wokół budynku urzędu,

99) podejmowanie spraw spadków w zakresie:

  1. a) ujawnienie w księgach wieczystych prawa własności i innych praw do nabytych w spadku nieruchomości oraz wnioskowanie o wykreślanie obciążeń, ostrzeżeń, hipotek i sprostowanie wpisów
  2. b) czynności związane z regulacją stanów prawnych nieruchomości, zbyciem i nabyciem nieruchomości i spółdzielczych własnościowych praw do lokali oraz udziałów w nich
  3. c) sprzedaż składników majątku ruchomego, nabytego przez Gminę w drodze dziedziczenia.

100) prowadzenie punktu konsultacyjno-informacyjnego Programu „Czyste Powietrze”, w tym:

  1. a) obsługa Wnioskodawców w zakresie przygotowywania Wniosków o dofinansowanie,
  2. b) obsługa Beneficjentów przy sporządzeniu rozliczenia przyznanego dofinansowania, w tym przy poprawnym wypełnianiu wniosku o płatność oraz kompletowaniu wymaganych załączników, z zachowaniem należytej staranności,
  3. c) realizacja wymaganej sprawozdawczości i statystyki,
  4. d) wydawanie zaświadczeń o wysokości przeciętnego dochodu gospodarstwa domowego i innych dokumentów związanych z realizowanym zadaniem.
  • 29. Do zakresu działania Referatu Finansów w szczególności należy:

1) dekretacja, księgowanie, sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych,

2) sporządzanie list płac, naliczanie zasiłków ZUS, naliczanie składek ZUS, sporządzanie raportów, deklaracji ZUS, naliczanie podatku dochodowego od osób  fizycznych, sporządzanie   informacji, deklaracji i rozliczeń,

3) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

4) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

5) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat oraz należności mających charakter cywilno - prawny,

6) przygotowywanie sprawozdań dotyczących wymiaru podatków i opłat oraz należności mających charakter cywilno - prawny,

7) prowadzenie postępowania oraz wydawania decyzji w sprawach umorzeń, odroczeń, ulg,

8) księgowość podatków i opłat lokalnych oraz należności mających charakter cywilno - prawny,

9) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji podatków i opłat oraz zależności cywilno-prawnych od osób fizycznych i prawnych oraz postępowania zabezpieczającego,

10) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

11) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat oraz należności mających charakter  cywilno - prawny,

12) wymiar podatków,

13) obsługa kasowa Urzędu Gminy, Gminnego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół, Ośrodka Pomocy Społecznej oraz placówek oświatowych,

14) ewidencja druków ścisłego zarachowania,

15) prowadzenie ewidencji należności budżetowych oraz ich windykacja,

16) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych oraz naliczanie umorzenia i amortyzacji,

17) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych,

18) wysyłanie upomnień w zakresie należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

19) prowadzenie i aktualizacja tytułów wykonawczych w zakresie należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

20) prowadzenie ewidencji VAT, w tym sporządzanie deklaracji i rozliczeń podatku VAT,

21) przyjmowanie cząstkowych deklaracji VAT oraz informacji o prowadzonej ewidencji VAT jednostek organizacyjnych Gminy,

22) sporządzanie   i przekazywanie   zbiorczej deklaracji  VAT   oraz informacji zbiorczej o prowadzonej ewidencji VAT Gminy (JPK),

23) koordynowanie wykonania zadań ujętych w budżecie gminy realizowanych w ramach funduszu sołeckiego oraz nadzór nad przestrzeganiem terminów i procedur obowiązujących przy realizacji funduszu sołeckiego,

24) przyjmowanie wniosków od sołectw oraz dokonywanie wstępnej ich analizy co do poprawności i zgodności z przepisami i procedurami,

25) obsługa organizacyjna Komisji ds. oceny wniosków o przyznanie środków z funduszu sołeckiego,

26) prowadzenie sprawozdawczości z realizacji funduszu sołeckiego;

27) przygotowywanie materiałów merytorycznych (umów oraz SIWZ) do zamówień publicznych dotyczących funduszu sołeckiego,

28) rozliczanie funduszu sołeckiego, w tym sporządzanie wniosku o zwrot z budżetu państwa części wydatków gminy wykonanych w ramach funduszu sołeckiego oraz kontrolowanie ponoszonych na rzecz sołectwa wydatków pod względem ich zgodności z planami finansowymi i rzeczowym zakresem,

29) udział w procedurach odbioru zadań zrealizowanych z funduszu sołeckiego,

30) współpraca z pozostałymi referatami Urzędu w zakresie realizacji zadań funduszu sołeckiego,

31) świadczenie poradnictwa na rzecz sołectw w zakresie realizacji funduszu sołeckiego,

32) prowadzenie spraw w zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,

33) ewidencja mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za to mienie,

34) wymiar i pobór opłaty za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej,

35) podejmowanie czynności w związku z przekazanymi przez banki oraz Skok informacji o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy rachunku bankowego lub rachunku członka kasy oraz spraw spadków, w tym:

  1. a) uczestnictwo w sporządzaniu spisów inwentarza przez komornika sądowego bądź skarbowego
  2. b) inicjowanie i koordynacja spraw związanych z nabytym spadkiem,
  3. c) przejmowanie aktywów pieniężnych i innych instrumentów finansowych;
  4. d) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w zakresie zobowiązań warunkowych z tytułu masy biernej spadków nabywanych przez Gminę,
  5. e) prowadzenie ewidencji środków trwałych, w tym nieruchomości oraz ograniczonych praw rzeczowych, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych nabytych w drodze spadkobrania,
  6. f) podejmowanie czynności związanych z umownym działem spadku,
  7. g) rozliczanie i zaspokajanie wierzycieli spadkodawcy;
  • 30. Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego w szczególności należy:

1) rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,

3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

4) przechowywanie oraz konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

5) przyjmowanie   oświadczeń   o wstąpieniu   w związek   małżeński   oraz   innych   oświadczeń   zgodnie    z przepisami Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego,

6) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

7) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

8) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.

  • 31. Do zakresu działania Pionu ochrony informacji niejawnych w szczególności należy:

1) kontrola  ochrony  informacji  niejawnych  oraz  przestrzegania  przepisów  o ochronie  tych  informacji w Urzędzie.

2) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających wobec kandydatów na stanowiska z dostępem do informacji niejawnych oraz wydawanie lub odmowa wydania poświadczeń bezpieczeństwa, a także przygotowanie dokumentacji pracowników w zakresie postępowań sprawdzających,

3) prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,

4) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

5) szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

6) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,

7) opracowywanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, „poufne”,

8) zapewnienie fizycznej ochrony Urzędu,

9) prowadzenie i obsługa kancelarii materiałów niejawnych, w tym zabezpieczenie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom uprawnionym,

10) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,

11) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,

12) kontrolę przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne w Urzędzie,

13) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne,

  • 32. Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum zakładowego – Koordynatora Instrukcji Kancelaryjnej należy:

1) wdrażanie, koordynowanie i nadzorowanie stosowania instrukcji archiwalnej,

2) prowadzenie Archiwum Zakładowego:

  1. a) przyjmowanie akt z poszczególnych   komórek  organizacyjnych   i ich  archiwizacja,  przechowywanie i zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przyjmowanych akt,
  2. b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz udostępnianie akt do celów służbowych i naukowych
  3. c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
  4. d) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
  5. e) inicjowanie brakowania akt kategorii B i odprowadzanie akt przeznaczonych do brakowania
  6. f) wycofywanie dokumentacji ze   stanu   archiwum   zakładowego   w przypadku   wznowienia   sprawy w komórce organizacyjnej,
  7. h) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
  8. i) świadczenie poradnictwa na rzecz pracowników w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
  9. h) przygotowywanie projektu instrukcji archiwalnej oraz jej zmian,

3) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z aktami i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum Zakładu,

4) współpraca z Archiwum  Państwowym  w sprawie brakowania oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej,

5) udzielanie bieżącego instruktażu na stanowiskach pracy w zakresie właściwego doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy,

6) prowadzenie kontroli prawidłowości doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy,

7) czuwanie nad prawidłowością wykonywania pozostałych czynności kancelaryjnych.

  • 33. 1. Do zakresu działania stanowiska ds. informatyki należy:

1) administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu Gminy Trzebiel oraz zapewnienie poprawnego działania  i bieżące utrzymanie sieci, przełączników, routerów, firewalli i towarzyszących im systemów informatycznych, instalacja i konfiguracja urządzeń sieci LAN i WAN,

2) administrowanie bazami danych będącymi w użytkowaniu Urzędu Gminy Trzebiel, serwerem Urzędu Gminy Trzebiel oraz serwerem poczty elektronicznej, dokonywanie bieżących przeglądów i konserwacji oraz archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych danych,

3) administracja systemem antywirusowym,

4) zarządzanie systemami informatycznymi jednostki w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów oraz zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu teleinformatycznego Urzędu Gminy Trzebiel,

5) wykonywanie czynności związanych z diagnostyką, naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy Trzebiel,

6) usuwanie  nieprawidłowości i zakłóceń  w funkcjonowaniu oprogramowania komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy Trzebiel,

7) planowanie oraz wdrażanie i rozbudowa infrastruktury teletechnicznej oraz systemów informatycznych,

8) koordynacja działań w zakresie informatyzacji Urzędu,

9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w procedurach zakupowych oraz przygotowywaniu opisów przedmiotu zamówienia dla różnego rodzaju urządzeń teleinformatycznych,

10) współpraca w zakresie opracowywania            wniosków o fundusze unijne  w zakresie środowiska teleinformatycznego,

11) nadzór i administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Gminy Trzebiel oraz stroną www oraz publikowanie zlecanych treści,

12) prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu informatycznego, ochrony i bezpieczeństwa danych,

13) prowadzenie ewidencji kopii zapasowych

14) wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego Urzędu i koordynacja spraw w zakresie wykonywania większych remontów i usuwania awarii,

15) instalacja i wdrożenie oraz aktualizacja systemów oraz oprogramowania na stanowiskach, w tym pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego, w tym wsparcie techniczne dla użytkowników w zakresie problemów związanych ze środowiskiem teleinformatycznym,

16) udział w określaniu i aktualizacji procedur  związanych  z bezpieczeństwem  informacji  przetwarzanych w systemach teleinformatycznych,

17) wdrażanie i monitorowanie na poziomie teleinformatycznym instrukcji zarządzania systemami teleinformatycznymi,

18) prowadzenie dokumentacji w zakresie ustalania uprawnień dostępu do danych,

19) udział w identyfikowaniu i analizie zagrożeń oraz ryzyk związanych ze środowiskiem teleinformatycznym oraz opracowywanie metod  przeciwdziałania  lub  ograniczania  ryzyka  wobec  danych  przetwarzanych  w systemach teleinformatycznych, a także wykonywanie innych czynności wynikających z kontroli zarządczej,

20) zgłaszanie i obsługa awarii oprogramowania komputerowego we współpracy z zewnętrznymi dostawcami, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w oprogramowaniu,

21) kontrolowanie i zabezpieczanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych w zainstalowanych systemach informatycznych,

22) kontakty z dostawcami telekomunikacyjnymi w zakresie dostarczania usług telefonii stacjonarnej, komórkowej i Internetu,

23) prowadzenie ewidencji systemów i programów użytkowych oraz licencji,

24) realizacja zadań związanych z monitoringiem wizyjnym określonych odrębnych zarządzeniem.

  1. Informatyk pełni funkcję Inspektora Bezpieczeństwa Informacji w przypadku wyodrębnienia Bezpiecznego Stanowiska   Pracy.   Do   zakresu   zadań   Inspektora   Bezpieczeństwa   Informacji   należy w szczególności weryfikacja i kontrola zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego BSK ze szczególnymi wymogami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur eksploatacji.
  • 34. 1. Do zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy:

1) monitorowanie przestrzegania przepisów prawa tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych,

2) prowadzenie działań zwiększających świadomość oraz szkolenia pracowników uczestniczących w przetwarzaniu danych,

3) wykonywanie czynności sprawdzających stan przestrzegania zasad ochrony danych przez pracowników poszczególnych jednostek,

4) udzielanie Administratorowi zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonanie zgodnie z art. 35 ww. rozporządzenia,

5) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe,  o spoczywających  na  nich  obowiązkach  wynikających  z przepisów  prawa  w tym  zakresie    i doradzanie im w tych sprawach,

6) współpraca z organem nadzorczym,

7) świadczenie poradnictwa przy opracowaniu i aktualizowaniu dokumentacji opisującej sposób przetwarzania    danych     osobowych,     bezpieczeństwa     informacji     oraz     środków     technicznych  i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, jak również przestrzeganie zasad określonych w tej dokumentacji poprzez weryfikację,

8) dokonywanie kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, w tym kontroli planowych, doraźnych oraz na wezwanie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) dla administratora danych,

9) prowadzenie bieżącego nadzoru nad zgodnością przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdań,

10) wdrożenie szkoleń dla wszystkich pracowników Administratora w zakresie ochrony danych osobowych,

11) przygotowywanie oraz opiniowanie umów dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych,

12) rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z zarzutem naruszenie ich praw w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych,

13) pełnienie    funkcji    punktu    kontaktowego    dla    organu    nadzorczego    w kwestiach    związanych    z przetwarzaniem, w tym konsultacjami z organem nadzorczym, oraz w stosownych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszystkich innych sprawach,

14) prowadzenie spraw związanych z incydentami, w przypadku ich wystąpienia,

15) koordynacja  oceny   i szacowania   ryzyka   celem   zastosowania  skutecznych   metod   organizacyjnych i technicznych dla właściwej ochrony danych osobowych u administratora danych osobowych, a w przypadku potrzeby, dokonywanie oceny skutków naruszenia ochrony danych osobowych,

  1. W zakresie realizacji zadań określonych w ust. 1, Inspektor Ochrony Danych Osobowych współpracuje ściśle z właściwym informatykiem lub inną osobą administrującą systemy informatyczne w zakresie:

1) określenia i monitorowania zabezpieczeń ochrony danych osobowych przetwarzanych za pomocą systemów informatycznych,

2) aktualizacji i monitorowania Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym,

3) określenia ryzyka  oraz  metod  przeciwdziałania  i ograniczenia  ryzyka  wobec  danych  przetwarzanych  w systemach informatycznych,

4) określenia przepływu danych między systemami oraz środków technicznych niezbędnych do zachowania poufności, integralności i dostępności.

  • 35. Samodzielne stanowisko do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) zabezpiecza przestrzeganie w Urzędzie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w tym:

1) kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz badań środowiska pracy,

2) udział w dochodzeniach powypadkowych,

3) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,

4) ewidencji wymaganych badań lekarskich i obowiązkowych szkoleń oraz kontrola ich aktualności.

  • 36. Do zadań radca prawnego należy:

1) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów uchwał przedkładanych przez wójta Radzie Gminy

2) opiniowanie umów i porozumień zawieranych przez organy gminy,

3) wydawanie opinii z zakresu działania organów gminy,

4) prowadzenie spraw sądowych, sprawowanie zastępstwa procesowego w sądach powszechnych i administracyjnych.

  • 37. 1. Do zadań Koordynatora ds. dostępności należy:

1) wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez organy władzy publicznej,

2) przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami przez Urząd, zgodnie z minimalnymi wymaganiami, o których mowa w art. 6 przedmiotowej ustawy,

3) monitorowanie działalności Urzędu, w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w szczególności dostępności informacyjno-komunikacyjnej, co najmniej na poziomie minimalnym, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

4) w uzasadnionych przypadkach zapewnienie dostępu alternatywnego,

5) opracowywanie raportów o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

6) reprezentowanie Wójta w sprawach dotyczących zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

8) przedstawianie Wójtowi Gminy Trzebiel informacji o wynikach planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz raportów o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

9) zapewnienie, na wniosek osoby ze szczególnymi potrzebami, komunikacji z Urzędem w formie określonej w tym wniosku oraz podejmowanie innych działań w zakresie dostępności informacyjno-komunikacyjnej.

  1. Koordynator ds. dostępności wykonuje zadania przy pomocy Zespołu powołanego odrębnym zarządzeniem.

Rozdział 6.
ZASADY REALIZACJI ZADAŃ

  • 38. 1. Wszystkich pracowników i komórki organizacyjne przy realizacji zadań, działalności i procesów obowiązuje zasada wzajemnego współdziałania, koordynacji pracy oraz wymiany informacji.
  1. Komórka organizacyjna, której przyporządkowano realizację określonych funkcji jest komórką wiodącą w tym zakresie, odpowiedzialną za planowanie, wykonanie i końcowy wynik realizowanych zadań oraz za znajomość i posiadanie wymaganych, aktualnych uregulowań zewnętrznych i wewnętrznych.
  2. W przypadkach wątpliwych komórkę wiodącą wyznacza Sekretarza Gminy.
  3. Komórki organizacyjne współpracujące w realizacji danego zadania zobowiązane są do:

1) terminowego wykonania określonych i uzgodnionych czynności,

2) przekazywania niezbędnych informacji, materiałów, wyjaśnień i opinii,

3) wyprzedzającego informowania o występujących zagrożeniach.

Rozdział 7.
ZASTĘPSTWA

  • 39. 1. W celu zapewnienia ciągłości pracy każdy pracownik musi posiadać, w przypadku czasowej nieobecności, ustalone zastępstwo pełne lub ograniczone.
  1. Ustalenie zastępstwa wymaga formy pisemnej.
  2. Na zastępującego, przechodzą prawa i obowiązki zastępowanego z wyjątkiem spraw zastrzeżonych.
  3. Zastępstwa w referatach ustalają kierownicy.
  4. W czasie nieobecności Kierownika jego zastępstwo w realizacji zadań kierowniczych pełni Sekretarz.

Rozdział 8.
DOKUMENTY ORAZ ZASADY PODPISYWANIA PISM

  • 40. 1. Komórki organizacyjne odpowiedzialne są za obieg i przechowywanie dokumentów związanych z ich zakresem działalności lub skierowanych do nich do załatwienia.
  1. W trakcie załatwiania spraw obowiązują zasady:

1) wszystkie sprawy załatwiane są w terminie,

2) udzielanie informacji i pomocy załatwiającemu jest obowiązkowe,

3) przekazywanie dokumentów odbywa się niezwłocznie,

4) dopuszcza się stosowanie korespondencji między komórkami w wypadkach kiedy niezbędne jest udokumentowanie wykonanych czynności.

  • 41. 1. Wzory stosowanych pieczątek określa odrębne zarządzenie.
  1. W sprawach stanowiących tajemnicę (państwową, służbową, skarbową itp.) obowiązują odrębne przepisy.
  • 42. 1. Dokumenty wprowadzające przepisy lub regulujące istotne zagadnienia w Urzędzie wydawane są w formie wewnętrznych aktów normatywnych tj. zarządzeń, poleceń Wójta oraz Regulaminów, Instrukcji lub Wytycznych.
  1. Rejestr i dystrybucję wewnętrznych aktów normatywnych prowadzi pracownik na stanowisku ds. obsługi rady.
  • 43. Dokumenty w Urzędzie podlegają oznaczaniu zgodnie z ustaleniami Instrukcji Kancelaryjnej.
  • 44. 1. Wójt podpisuje osobiście:

1) Regulamin Pracy, Regulamin Organizacyjny, zarządzenia i inne akty prawne Wójta,

2) odpowiedzi  na  skargi,  wnioski  złożone  w trybie  art. 241 Kodeksu  postępowania  administracyjnego      i interwencje,

3) pisma dotyczące przyjmowania i zwalniania pracowników,

4) pełnomocnictwa i upoważnienia,

5) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

6) odpowiedzi na wystąpienia i zalecenia pokontrolne,

7) inne zastrzeżone ze względu na swój charakter lub specjalne znaczenie.

  1. Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy referatów w ramach udzielonych im pełnomocnictw przez Wójta podpisują z upoważnienia Wójta decyzje i inne pisma niezastrzeżone dla kompetencji Wójta.
  2. Zakres i podział upoważnień do podpisywania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, podpisywania dokumentów i korespondencji urzędowej określa odrębne zarządzenie.
  • 45. Dokumenty przedłożone do podpisu członkom kierownictwa zawierają adnotację zawierającą stanowisko służbowe, imię, nazwisko i bezpośredni numer telefonu pracownika, który opracował dokument lub prowadzi sprawę.

Rozdział 9.
KONTROLA ZARZĄDCZA

  • 46. 1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie sprawują: Wójt, Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy referatów Urzędu.
  1. Osoby wymienione w ust.1 są zobowiązane do sprawowania kontroli w stosunku do podległych im pracowników w zakresie prawidłowości wykonywania przez tych pracowników przypisanych im czynności, w tym analizy i oceny ryzyka oraz wykonania samooceny.
  • 47. Koordynatorem kontroli zarządczej jest Sekretarz Gminy.
  • 48. Zasady oraz tryb wykonywania kontroli zarządczej reguluje odrębne zarządzenie.

Rozdział 10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  • 49. Wójt określa odrębnym zarządzeniem regulamin pracy urzędu oraz inne regulacje określone

kodeksem pracy.

  • 50. Zmiany niniejszego Regulaminu mogą być wprowadzone w trybie.

 

ZAŁĄCZNIKI

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Trzebiel.pdf

Metryka

sporządzono
2019-10-15 przez Konieczyński Jacek
udostępniono
2019-10-15 00:00 przez Konieczyński Jacek
zmodyfikowano
2024-02-15 11:52 przez Konieczyński Jacek
zmiany w dokumencie
ilość odwiedzin
1431
Niniejszy serwis internetowy stosuje pliki cookies (tzw. ciasteczka). Informacja na temat celu ich przechowywania i sposobu zarządzania znajduje się w Polityce prywatności. Jeżeli nie wyrażasz zgody na zapisywanie informacji zawartych w plikach cookies - zmień ustawienia swojej przeglądarki.