Regulamin organizacyjny

Załącznik do zarządzenia nr 47/W/2025
Wójta Gminy Trzebiel
z dnia 26 września 2025 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY TRZEBIEL

Rozdział 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

• 1. 1. Regulamin Organizacyjny zwany dalej „Regulaminem” ustala organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Trzebiel, określając w szczególności:

1) strukturę organizacyjną urzędu;

2) zasady kierowania urzędem;

3) zasady funkcjonowania urzędu, w tym zadania i kompetencje kierowników komórek organizacyjnych urzędu;

4) zakres działania komórek organizacyjnych urzędu.

2. Regulamin dotyczy wszystkich stanowisk pracy oraz wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu.

• 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Trzebiel;

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Trzebiel;

3) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Trzebiel, Sekretarza Gminy Trzebiel, Skarbnika Gminy Trzebiel, Kierownika Referatu Urzędu Gminy Trzebiel;

4) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2024r. poz. 1465 ze zm.).

• 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy, przy pomocy której Wójt wykonuje uchwały Rady i zadania gminy określone przepisami prawa.

2. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami Wójt wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1, także przy pomocy jednostek organizacyjnych.
3. Urząd wykonuje w szczególności zadania:

1) własne gminy;

2) zlecone gminie z zakresu administracji rządowej na podstawie ustaw;

3) realizowane przez gminę, na podstawie porozumień i umów zawartych z organami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami.

• 4. 1. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Przebieg czynności biurowych i kancelaryjnych regulowany jest ponadto rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz. 67), niniejszym regulaminem oraz zarządzeniami Wójta.
3. Ramowy podział akt dla referatów ustalają kierownicy w porozumieniu z Koordynatorem Instrukcji Kancelaryjnej.

• 5. 1. Siedzibą Wójta jest Trzebiel, ul Żarska 41.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w dni wolne od pracy.
3. Godziny pracy Urzędu określa odrębny Regulamin pracy Urzędu Gminy Trzebiel.

Rozdział 2.
ZASADY ZARZĄDZANIA

• 6. 1. Zarządzanie Urzędem opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.

2. Kierownikiem Urzędu jest Wójt, będący jednocześnie:

1) organem wykonawczym gminy;

2) organem w postępowaniu administracyjnym;

3) zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

3. Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub w razie wystąpienia innych przyczyn braku możliwości pełnienia obowiązków przez Wójta.
4. Wójt, jako kierownik urzędu zapewnia materialne i organizacyjne warunki prawidłowego i efektywnego funkcjonowania Urzędu  oraz  ustala  kierunki  polityki  kadrowej,  w tym  zakresie  Wójt  może  postanowić   o realizacji określonych zadań Urzędu w formie powierzenia osobie lub podmiotowi zewnętrznemu.
5. Wójt kieruje Urzędem przy pomocy zastępcy, sekretarza, skarbnika oraz kierowników referatów, zgodnie z ustalonym w niniejszym regulaminie podziałem zadań i wydanym upoważnieniem.

• 7. Urząd posiada strukturę mieszaną, którą tworzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.
• 8. 1. Dla realizacji określonych spraw Wójt może powoływać doraźne bądź stałe komisje, zespoły zadaniowe, doradcze, koordynacyjne lub eksperckie (w tym projektowe) lub inne formy struktur zadaniowych oraz ustanawiać pełnomocników lub koordynatorów. Pracę zespołów zadaniowych organizują i za jej wyniki odpowiadają przewodniczący zespołów.

2. Powołując zespół, jak w ust. 1 określa się skład osobowy, czas funkcjonowania, przedmiot, zakres, kompetencje oraz zasady działania i finansowania.

• 9. 1. Wójt wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

2. Wójt może upoważnić pracowników Urzędu do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.
3. Wójt może udzielić pracownikom Urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych, a w przypadkach określonych w odrębnych przepisach także pracownikom tych jednostek organizacyjnych, upoważnień lub pełnomocnictw do realizacji czynności określonych ich treścią.
4. Pełnomocnictwa i upoważnienia Wójta wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Wydane pełnomocnictwa lub upoważnienia wymagają zarejestrowania w odpowiednim rejestrze prowadzonym na stanowisku ds. obsługi sekretariatu.

• 10. 1. Obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia zatrudnionego na danym stanowisku pracownika określa zakres czynności.

2. Za przygotowanie zakresów czynności odpowiedzialni są:

1) Sekretarz Gminy w porozumieniu z Wójtem oraz Skarbnikiem – dla kierowników referatów Urzędu oraz samodzielnych stanowisk

2) kierownicy referatów – dla podległych im pracowników.

• 11. 1. Każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia i przed którym odpowiedzialny jest za wykonanie przydzielonych zadań.

2. Pracownik może również otrzymywać zalecenia i polecenia od innych uprawnionych pracowników pod warunkiem, że jest to jednoznacznie uregulowane w obowiązujących dokumentach Urzędu lub został o tym uprzedzony przez bezpośredniego przełożonego. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie zgłasza się bezpośredniemu przełożonemu, który podejmuje ostateczną decyzję.

• 12. 1. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności,

2) służebności wobec społeczności lokalnej,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) jednoosobowego kierownictwa,

5) podziału zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne,

6) wzajemnego współdziałania.

2. W Urzędzie funkcjonuje kontrola zarządcza, stanowiąca ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
3. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, zarządzeń, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

2) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,

3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,

6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,

7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

9) wykonanie planu reagowania kryzysowego

10) realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie Gminy, należących do kompetencji Wójta,

11) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

4. W Urzędzie obowiązuje tradycyjny system obiegu dokumentów.
5. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Trzebiel.

Rozdział 3.
ORGANIZACJA URZĘDU

• 13. 1. Urząd dzieli się na referaty i samodzielne stanowiska.

2. Referaty tworzy się w celu sprawnego i operatywnego zarządzania Urzędem, do nich należy realizacja przyporządkowanych funkcji, procesów i działalności.
3. Referaty dzielą się na stanowiska pracy, w tym wieloosobowe stanowiska pracy.
4. Dopuszcza się łączenie stanowisk w ramach jednego etatu.
5. Referatami kierują kierownicy.
6. Kierownicy Referatów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi oraz  odpowiadają  za  pracę  podległych  stanowisk  w zakresie  zgodnego  z prawem,  terminowego i rzetelnego wykonywania powierzonych zadań.
7. Samodzielne stanowisko jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia struktury realizującej jedną kategorię spraw.
8. Samodzielne stanowisko może być tworzone w ramach referatu lub poza jego strukturą.

• 14. W określonych potrzebami Urzędu oraz charakterem wykonywanych zadań sytuacjach, praca wykonywana w Urzędzie może być świadczona na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło lub umowy zawartej z podmiotem gospodarczym.
• 15. 1. W  skład Urzędu  wchodzą, określone w ust. 2 referaty  i samodzielne  stanowiska  pracy  o  nazwach i symbolach literowych. Symbole oznaczające komórki organizacyjne służą jednocześnie do oznaczania akt poszczególnych komórek.

2. Kierownictwo Urzędu:

1) Wójt (W)

2) Zastępca Wójta (ZW)

3) Sekretarz (SK)

4) Skarbnik (FN)

3. Referat Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych:

1) Kierownik Referatu (RO)

2) Stanowisko ds. obywatelskich (SO),

3) Stanowisko ds. wojskowych, społecznych i obrony cywilnej (WO),

4) Stanowisko ds. kadr (KD).

5) Stanowisko ds. działalności gospodarczej (DG),

6) Stanowisko ds. obsługi organów Gminy (OS),

7) Stanowisko ds. obsługi sekretariatu (SEKR),

8) Stanowisko ds. Funduszu Alimentacyjnego i stypendiów szkolnych (FA),

10) Wieloosobowe stanowisko ds. świadczeń rodzinnych (SR),

11) Sprzątaczka – woźna

Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych.

4. Referat Infrastruktury i Inwestycji:

1) Kierownik referatu ( RI )

2) Stanowisko ds. zamówień publicznych i funduszy zewnętrznych (IP)

3) Stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego (ZP),

4) Stanowisko ds. obiektów budowlanych, dróg i dóbr kultury (OB),

5) Stanowisko ds. ochrony środowiska I (OŚ)

6) Stanowisko ds. ochrony środowiska II (GO)

7) Stanowisko ds. dotacji, funduszu sołeckiego i infrastruktury komunalnej (FS)          

Wójt Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Infrastruktury i Inwestycji.

5. Referat finansów:

1) Kierownik referatu (FN),

2) Stanowisko ds. księgowości budżetowej (FN I),

3) Stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat (FN II),

4) Stanowisko ds. księgowości podatków i opłat oraz windykacji należności podatkowych (FN III),

5) Stanowisko ds. należności budżetowych i windykacji (FN IV)

6) stanowisko ds. księgowości budżetowej (FN V).

Wójt Gminy sprawuje nadzór nad Referatem Finansów.

7. Urząd Stanu Cywilnego (USC)

1) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC)

2) Zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego.

8. Pion ochrony informacji niejawnych (PIN)

1) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych

2) Inspektor ds. ewidencji materiałów niejawnych

3) Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego

4) Administrator Bezpieczeństwa Teleinformatycznego

8. Samodzielne stanowisko ds. gospodarki gruntami, mieniem komunalnym, obrotu nieruchomościami i rolnictwa (GR)

1) stanowisko ds. gospodarki gruntami, mieniem komunalnym, obrotu nieruchomościami i rolnictwa

2) konserwator

9. Samodzielne stanowisko ds. informatyki (INF) - Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.
10. Samodzielne stanowisko do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
11. Samodzielne stanowisko ds. archiwum zakładowego/Koordynator Instrukcji Kancelaryjnej (AR).
12. Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD).
13. Koordynator rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji.
14. Radca prawny.
15. Koordynator ds. dostępności (DK).
16. Koordynator kontroli zarządczej (KZ)

• 16. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu.
• 17. Komórki organizacyjne Urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań należących do ich kompetencji. Spory dotyczące właściwości referatów lub samodzielnych stanowisk pracy rozstrzyga sekretarz, spory dotyczące właściwości wewnątrz referatów rozstrzygają kierownicy.
• 18. 1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego realizuje zadania stanowiska ds. kadr i działalności gospodarczej.

2. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych pełni zadania zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz realizuje zadania stanowiska ds. obywatelskich i inspektora ds. ewidencji materiałów niejawnych.
3. Kierownik Referatu Infrastruktury i Inwestycji pełni zadania stanowiska ds. zamówień publicznych i funduszy zewnętrznych,
4. Skarbnik Gminy pełni funkcję kierownika Referatu Finansów,
5. Sekretarz Gminy pełni funkcję Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych oraz Koordynatora kontroli zarządczej.
6. Pracownik ds. obsługi sekretariatu pełni zadania stanowiska ds. archiwum zakładowego - Koordynatora czynności kancelaryjnych a także jest koordynatorem rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji.
7. Pracownik na stanowisku ds. informatyki pełni funkcję Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

Rozdział 4.
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY.

• 19. 1. Wójt realizuje zadania określone w ustawie oraz wynikające z innych aktów prawnych, a także zapewnia współdziałanie Urzędu z właściwymi organami władz publicznych, a w szczególności z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządu.

2. Do zakresu zadań Wójta, należy w szczególności wykonywanie uchwał Rady Gminy i zadań Gminy określonych przepisami prawa, w tym:

1) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz,

2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,

3) gospodarowanie mieniem komunalnym,

4) koordynacja prac nad opracowaniem, ogłaszanie i wykonywanie budżetu,

5) wydawanie, w przypadku nie cierpiącym zwłoki, przepisów porządkowych w formie zarządzeń,

6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

7) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem komunalnym,

8) udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w imieniu Wójta decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

9) dokonywanie okresowych ocen pracy sekretarza Gminy i skarbnika Gminy,

10) wykonywanie funkcji kierownika zakładu pracy w Urzędzie,

11) wykonywanie czynności przełożonego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

12) określanie polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

13) podpisywanie umów i porozumień w imieniu Gminy,

14) wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy oraz nadzorowanie zadań obronnych, obrony cywilnej i wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem kryzysowym zgodnie z przepisami prawa,

15) przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków

16) przygotowywanie projektów uchwał rady Gminy oraz określanie sposobu ich wykonywania,

17) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań

18) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,

19) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od sekretarza, skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

20) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczenie innych osób do podejmowania tych czynności, z zastrzeżeniem ust. 4,

21) nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP,

22) sprawowanie bieżącej kontroli nad przestrzeganiem stosownych zasad danych osobowych w trakcie ich przetwarzania,

23) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin.

6. Wójtowi bezpośrednio podlegają:

1) Zastępca Wójta,

2) Sekretarz Gminy,

3) Skarbnik Gminy,

4) koordynator kontroli zarządczej,

5) radca prawny,

6) pełnomocnik ochrony informacji niejawnych,

7) inspektor ochrony danych

8) inspektor ds. bezpieczeństwa i higieny pracy,

9) inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego

7. W przypadku nieobecności Wójta czynności z zakresu prawa pracy wobec Zastępcy i Sekretarza wykonuje Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych, a wobec Skarbnika – Sekretarz Gminy.

• 20. 1. Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta i w przypadku niezdolności Wójta do wykonywania zadań i kompetencji.

2. Zastępca reprezentuje Wójta w uzgodnionym zakresie. Zakres spraw i upoważnień powierzonych Zastępcy określa odrębne zarządzenie.
3. Wójt przekazuje Zastępcy nadzór nad pracą komórek organizacyjnych w zakresie realizowanych przez nie zadań z wyłączeniem kompetencji i spraw zastrzeżonych dla Wójta:

1) koordynatora rozpatrywania skarg, wniosków i petycji,

2) samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego i koordynatora Instrukcji Kancelaryjnej,

3) samodzielnego stanowiska ds. koordynatora dostępności.

• 21. 1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę. Do zadań sekretarza należy w szczególności:

1) zapewnienie przy współpracy z Wójtem sprawnego działania Urzędu,

2) przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

3) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń i decyzji Wójta,

4) prowadzenie spraw zgromadzeń publicznych,

5) koordynacja spraw w zakresie udostępniania informacji publicznej – zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,

6) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu,

7) stwierdzania własnoręczności podpisów i potwierdzania zgodności z oryginałem dokumentów,

8) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem gminnych instytucji kultury oraz wyłonieniem kandydata na dyrektora instytucji kultury,

9) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,

10) koordynacja spraw związanych ze spisami powszechnymi,

11) nadzór nad organizacją wyborów organów jednostek pomocniczych gminy,

12) realizacja zadań w zakresie naboru pracowników oraz nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej oraz przygotowaniem i realizacją egzaminu kończącego służbę przygotowawczą,

13) sprawowanie nadzoru nad rozdzielaniem korespondencji przychodzącej do Urzędu dla poszczególnych referatów, w tym zatwierdza dekretacje dokonywane przez pracownika sekretariatu Urzędu,

14) przeprowadzanie ocen pracowniczych wobec kierowników referatów.

2. Sekretarz sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań prowadzonych przez Referat Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych.
3. Sekretarz pełni funkcję Koordynatora Kontroli Zarządczej.
4. Sekretarz pełni zadania Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie.
5. Sekretarz Gminy realizuje wobec Wójta czynności z zakresu prawa pracy, niezastrzeżone do kompetencji innych organów.
6. Wójt może powierzyć Sekretarzowi prowadzenie spraw gminnych w swoim imieniu. Zakres upoważnienia określa odrębne zarządzenie.

• 22. 1. Skarbnik zapewnia opracowanie założeń projektu uchwały budżetowej, kontrolę realizacji budżetu, kontrolę finansów  publicznych  i nadzór  nad  gospodarkę  finansową  gminy.

2. Do zadań  Skarbnika  należy  w szczególności:

1) kontrola legalności dokumentów finansowych dotyczących realizacji budżetu, kontrola wstępna operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowań, bieżąca kontrola funkcjonalna w zakresie powierzonych mu obowiązków,

2) składanie kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie czynności prawnych mogących spowodować zobowiązania pieniężne Gminy i udzielania upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty oraz informowanie Rady Gminy o odmowie kontrasygnaty, względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować,

3) nadzorowanie,  kontrola  i analiza  realizacji   budżetu   i występowanie   z wnioskami   w sprawie   zmian w budżecie Gminy,

4) obsługa zadłużenia gminy, wnioskowanie i opracowanie wniosków kredytowych i pożyczkowych,

5) organizacja i koordynacja spraw dotyczących ewidencji i deklaracji podatku VAT,

6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących rachunkowości, a w szczególności: polityki rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów) księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczenia inwentaryzacji,

7) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie wprowadzania unormowań dotyczących gospodarki finansowej wydanych na podstawie Uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta,

8) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych przez pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

9) kontrola wykorzystywania dotacji przekazywanych z budżetu Gminy,

10) prowadzenie kontroli gospodarki finansowej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy,

11) sprawowanie nadzoru nad terminowym regulowaniem zobowiązań Gminy,

12) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentacji księgowej,

13) nadzór nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,

14) prowadzenie rachunkowości jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:

1. a) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej i budżetowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
2. b) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,

15) przygotowanie projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta dotyczących budżetu Gminy,

16) przygotowanie założeń i planów do projektu budżetu oraz przygotowanie projektu budżetu Gminy,

17) prowadzenie gospodarki finansowej Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami, polegające zwłaszcza na:

1. a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Wójta,
2. b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Gminę,
3. c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
4. d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

18) opracowywanie sprawozdań budżetowych i finansowych z wykonania budżetu i ich analiz,

19) analiza    wykorzystania środków z budżetu oraz środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Gminy,

20) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

1. a) bieżącej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,
2. b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz ich zmian,
3. c) wstępnej kontroli operacji gospodarczych Gminy wywołujących skutki finansowe,

21) wykonywanie innych zadań wynikających z poleceń lub upoważnień.

3. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu i wykonuje zadania i obowiązki wynikające w szczególności z ustawy z dnia  27 sierpnia   2009 r.   o finansach   publicznych   oraz   ustawy   z dnia   29 września   1994 r. o rachunkowości.
4. Skarbnik pełni funkcję Kierownika Referatu Finansów i wykonuje w tym zakresie czynności wskazane w § 23.

Rozdział 4.
ZADANIA KIEROWNIKÓW REFERATÓW

• 23. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają:

1) organizację wykonania zadań określonych w ustawach, uchwałach Rady, zarządzeniach i innych aktach prawnych oraz zabezpieczenie odpowiednich warunków i środków pracy,

2) prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań, przestrzeganie przepisów prawa oraz porządku i dyscypliny  w ramach kierowanej komórki,

3) należyte załatwianie spraw zgodnie z przepisami prawa materialnego i kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustaleniami instrukcji kancelaryjnej,

4) terminowość i rzetelność załatwianych spraw,

5) należyte przygotowanie wydawanych dokumentów,

6) racjonalne wydatkowanie środków w ramach zatwierdzonego budżetu,

7) realizację zadań związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie,

8) udzielanie informacji, pomocy i wsparcia organom jednostek organizacyjnych i pomocniczych gminy według właściwości rzeczowej,

9) zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz referatu,

10) dokonywanie okresowej oceny pracowników,

11) uczestnictwo w sesjach rady oraz posiedzeniach komisji rady, zgodnie z właściwością rzeczową i udzielanie pomocy i obsługi merytorycznej radzie i jej komisjom,

12) opracowywanie projektów planów finansowych w zakresie zadań budżetowych,

13) uczestnictwo i realizowanie zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego na zasadach określonych przez Wójta,

14) nadzór nad stosowaniem obowiązujących w urzędzie środków organizacyjnych i technicznych zapewniających ochronę danych osobowych i właściwą eksploatację systemów teleinformatycznych,

15) nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych oraz okresowym ich sprawdzaniem pod kontem przydatności,

16) nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem i usuwaniem danych osobowych,

17) zapoznanie i wdrożenie  nowych  pracowników  referatu  z obowiązującymi  na  stanowisku  regulacjami  i procedurami wewnętrznymi Urzędu,

18) wykonywanie innych czynności przypisanych kierownikom w odrębnych zarządzeniach dotyczących ochrony danych osobowych,

2. Kierownicy współpracują ze sobą przy wykonywaniu powierzonych im zadań.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych współdziałają w zakresie realizowanych zadań z właściwymi jednostkami organizacyjnymi i pomocniczymi Gminy, organami administracji rządowej, organizacjami pozarządowymi, środowiskami obywatelskimi i innymi podmiotami.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są przed Wójtem za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań wynikających z obowiązujących przepisów a także za należyte wykonywanie poleceń służbowych.

• 24. 1. Jeżeli wykonanie określonego zadania i załatwienia sprawy wymaga współdziałania dwóch lub więcej komórek organizacyjnych, kierujący tymi komórkami z własnej inicjatywy uzgadniają sposób wykonania zadania i ustalają, który z nich sprawuje funkcje koordynacyjne niezbędne dla wykonania zadania i załatwienia sprawy (komórka wiodąca).

2. Jeżeli obowiązek współdziałania bezpośrednio wynika z przepisów prawa, uchwały Rady lub zarządzenia Wójta, komórkę wiodącą wskazuje Wójt lub sekretarz, w pozostałych przypadkach wiodącą jest komórka, której kierujący jest uprawniony lub zobowiązany do ostatecznego załatwienia sprawy.

Rozdział 5.
ZADANIA WSPÓLNE WSZYSTKICH STANOWISK PRACY

• 25. 1. Do wspólnych zadań wszystkich pracowników należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów Gminy a w szczególności:

1) załatwianie spraw z zakresu administracji publicznej, w tym wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2) współpraca z Radą Gminy i jej  Komisjami  oraz  jednostkami  organizacyjnymi  i pomocniczymi  Gminy w zakresie właściwości rzeczowej,

3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy oraz jego realizacji,

4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji wykonywanych zadań,

5) przechowywanie akt,

6) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt i zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt oraz przygotowywanie ich do archiwum zakładowego,

7) znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów gminnych i aktów prawnych normujących sprawy, które należą do kompetencji Referatu, śledzenie na bieżąco zmian obowiązujących przepisów i wzajemne informowanie się o zmianach w ustawodawstwie,

8) podejmowanie inicjatywy i opracowywanie projektów niezbędnych aktów prawnych, projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady Gminy – związanych z właściwością stanowiska,

9) przygotowywanie projektów dokumentów, związanych z realizacją powierzonego zakresu czynności, w tym:

1. a) decyzji, postanowień, wezwań, zawiadomień i innych pism,
2. b) projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta,
3. c) analiz i sprawozdań,
4. d) odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wolne wnioski radnych,

12) redagowanie treści do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, stronie internetowej gminy oraz fb wynikających z realizowanych zadań i ich aktualizacja,

13) współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej,

14) opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju – strategii rozwoju Gminy, Gminnego Programu Rewitalizacji, Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych oraz wieloletniej prognozy finansowej i budżetu w zakresie swojego działania,

15) organizowanie   wykonania   oraz   wykonywanie   uchwał   Rady   Gminy  i Zarządzeń  Wójta,

16) wykonywanie w ramach ustalonego zakresu działania funkcji kontrolnych wg. podległości organizacyjnej,

17) przygotowywanie innych materiałów na polecenie zwierzchników służbowych,

18) współdziałanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami urzędu oraz innymi jednostkami  i instytucjami,

19) realizowanie zadań obrony, bezpieczeństwa i obrony cywilnej w wymiarze wynikającym z zakresu kierowanej komórki organizacyjnej,

20) składanie informacji Wójtowi o istotnych wydarzeniach i sytuacjach mających miejsce na terenie Gminy,

21) organizowanie i zapewnienie dostępu do informacji publicznej w zakresie właściwości rzeczowej,

22) przeprowadzanie  kontroli  zleconych  przez  Wójta  w gminnych  jednostkach  organizacyjnych  Gminy   i innych podmiotach na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Do pozostałych obowiązków wspólnych pracowników należy:

1) sumienne, staranne i bezstronne wykonywanie powierzonych spraw,

2) przestrzeganie czasu pracy i regulaminu pracy,

3) przestrzeganie przepisów bhp i ppoż,

4) sumienne i staranne wykonywanie poleceń służbowych,

5) identyfikowanie, szacowanie i przeciwdziałanie ryzyku i sporządzanie dokumentacji w tym zakresie,

6) dokonywanie samokontroli,

7) przestrzeganie  przepisów  i procedur  dotyczących  ochrony  danych  osobowych,  informacji  niejawnych  i tajemnicy służbowej oraz właściwa (zgodna z procedurami wewnętrznymi) eksploatacja systemów teleinformatycznych,

8) przestrzeganie zasady współżycia społecznego,

9) stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych, w tym w obszarze cyberbezpieczeństwa,

10) dbanie o dobro Urzędu i ochrona jego mienia,

11) terminowa realizacja zadań wynikająca z zakresu czynności,

12) przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych,

13) przygotowywanie dla Wójta projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

14) należyte zabezpieczenie dokumentów,

15) wykonywanie zadań wynikających z ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz współpraca w tym zakresie z komórką ds. integracji rozwoju lokalnego, promocji Gminy i zamówień publicznych,

16) sporządzanie wymaganej sprawozdawczości dla realizowanych zadań,

3. Za nieprzestrzeganie obowiązków określonych  w ust. 2 pracownik  ponosi  odpowiedzialność  zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozdział 6.
ZAKRESY DZIAŁANIA REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK

• 26. 1. Do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych w szczególności należy:

1) Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu.

2) Prowadzenie ewidencji korespondencji.

3) Organizowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenie ich rejestrów.

4) Obsługa – w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcy Wójta i Sekretarza.

5) Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych.

6) Obsługa elektronicznej korespondencji urzędowej (skrzynki e-puap, e-doręczeń) w zakresie odbioru i nadawania korespondencji Urzędu.

7) Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd.

8) Koordynacja spraw organizacyjnych dotyczących remontów, bieżących napraw oraz konserwacji budynków Urzędu.

9) Prowadzenie spraw związanych z Kartą dużej rodziny.

10) Zarządzanie i administrowanie budynkiem i pomieszczeniami Urzędu.

11) Dokonywanie prenumeraty i zakupu prasy, dzienników urzędowych i wydawnictw fachowych.

12) Zopatrywanie urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne.

13) Prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Wójta.

14) Prowadzenie ewidencji zawartych umów.

15) Organizowanie kontaktów interesantów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych Referatów.

16) Prowadzenie rejestru wydanych poleceń wyjazdów służbowych.

17) Prowadzenie książki kontroli Urzędu.

18) Zarządzanie sprawozdawczością elektroniczną GUS.

19) Prowadzenie rejestru mieszkańców w systemie informatycznym oraz współpraca w tym zakresie z innymi instytucjami.

20) Współpraca z innymi instytucjami w zakresie obsługi cudzoziemców przebywających na terenie RP.

21) Wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość.

22) Występowanie o nadanie numerów ewidencyjnych w ramach Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL).

23) Obsługa Centralnego Rejestru Wyborców.

24) Realizacja zadań gminy w zakresie obrony cywilnej.

25) Organizowanie i realizacja planu obrony cywilnej.

26) Organizacja doręczeń kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych.

27) Realizacja zadań z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej oraz świadczenia na rzecz obrony.

28) Współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie ewidencji wojskowej.

29) Udział w przygotowaniu i przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej.

30) Prowadzenie i koordynacja akcji kurierskiej w gminie.

31) Nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności.

32) Wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o imprezach masowych.

33) Przyjmowania pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora i innych ogłoszeń.

34) Przygotowanie decyzji administracyjnych w sprawach wymeldowania lub zameldowania na wniosek strony lub z Urzędu.

35) Przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów.

36) Podejmowanie  czynności  organizacyjnych  związanych  z przeprowadzaniem  sesji,  zebrań,  posiedzeń i spotkań Rady Gminy, jej Komisji oraz Wójta.

37) Protokołowanie posiedzeń sesji, zebrań i spotkań.

38) Prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych.

39) Przekazywanie uchwał Rady Gminy właściwym Referatom, jednostkom organizacyjnym, Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz do publikacji.

40) Przygotowywanie wyborów i referendów, w tym wyborów sołtysów i rad sołeckich.

41) Prowadzenie dokumentacji wyborów sołtysów i rad sołeckich oraz aktualizacja danych.

42) Obsługa organizacyjna Rady Gminy oraz jej komisji.

43) Przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji oraz Wójta.

44) Prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń, interpelacji i zapytań radnych oraz innych postanowień Rady, komisji Rady i Wójta.

45) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy.

46) Prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych.

47) Wydawanie zaświadczeń o pełnieniu funkcji sołtysa.

48) Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników  Urzędu oraz   kierowników   jednostek   organizacyjnych,   w tym   przygotowanie i wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń.

49) Dokonywanie zgłoszeń do rejestrowania w sprawach ubezpieczeń, w tym ZUS.

50) Przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy

51) Prowadzenie dokumentacji naboru na stanowiska urzędnicze.

52) Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, w tym listy obecności.

53) Prowadzenie spraw związanych z umowami cywilnoprawnymi zawieranymi przez Urząd, w szczególności umów zlecenia lub o dzieło, w tym dotyczących używania pojazdów prywatnych do celów służbowych oraz kontrola ich aktualności.

54) Prowadzenie rozliczeń i sprawozdawczości z PFRON.

55) Pozyskiwanie pracowników do prac interwencyjnych, robót publicznych i społeczno-użytecznych.

56) Prowadzenie spraw związanych z Centralną Ewidencją Działalności Gospodarczej (CEDIG), współpraca z Krajowym Rejestrem Sądowym w zakresie udzielania informacji i pomocy przedsiębiorcom.

57) przesyłanie bieżącej informacji do ZUS, GUS oraz Urzędu Skarbowego dotyczącego działalności gospodarczej.

58) Prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych.

59) Ustalanie i nadzorowanie opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

60) Wydawanie zezwoleń na usługi przewozowe taksówkami osobowymi.

61) Prowadzenie ewidencji innych obiektów hotelarskich wynikającej z ustawy o turystyce.

62) Prowadzenie spraw związanych z wpisem do rejestru żłobków i klubów dziecięcych.

63) Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych.

64) Przyjmowanie oraz rozpatrywanie wniosków o świadczenia rodzinne.

65) Prowadzenie ewidencji oraz weryfikacja świadczeń rodzinnych.

66) Sporządzanie listy płac przyznanych świadczeń rodzinnych.

67) Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze świadczeniami rodzinnymi.

68) Kontrola i weryfikacja w zakresie przyznanej dotacji na świadczenia rodzinne.

69) Rozpatrywanie wniosków o przyznanie stypendiów oraz zasiłków szkolnych.

70) Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stypendiami i zasiłkami szkolnymi oraz rozliczanie przyznanych stypendiów szkolnych.

71) Realizacja zadań wynikających z lokalnych programów stypendialnych, w szczególności rozpatrywanie wniosków o przyznanie stypendium i nagrodę Wójta.

72) Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego.

73) Prowadzenie ewidencji zaliczek oraz dłużników alimentacyjnych.

74) Prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych.

75) Sporządzanie listy płac oraz sprawozdań finansowych z Funduszu Alimentacyjnego.

76) Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z zaliczką alimentacyjną i świadczeniami z Funduszu Alimentacyjnego.

77) Prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych dla osób korzystających ze świadczeń rodzinnych.

78) Obsługa organizacyjna naboru pracowników oraz koordynacja okresowej oceny pracowników.

79) Organizacja najmu Sali widowiskowej przy Urzędzie Gminy.

80) Prowadzenie spraw świadczenia wychowawczego.

81) Realizacja rządowych programów wspierania rodzin z dziećmi, w tym uchwalonych na podstawie art. 187a ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (j.t. Dz.U. z 2018r. poz. 998 ze zm.) i innych programów socjalnych.

82) Współdziałanie z Urzędem Statystycznym w zakresie organizowania i prowadzenia spisów powszechnych i innych badań statystycznych.

83) Prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

84) Realizacja zadań związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, w tym obliczanie oraz przekazywanie wpłaty do wybranej instytucji finansowej oraz gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji.

85) Wykonywanie zadań związanych z obsługą bonu energetycznego i innych zdań dotyczących świadczeń pieniężnych związanych z energią.

86) Nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie higienicznym pomieszczeń Urzędu.

• 28. Do zadań Referatu Infrastruktury i Inwestycji w szczególności należy:

1) Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem infrastruktury i usług komunalnych w gminie, współdziałanie w tym zakresie z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Trzebielu oraz innymi właściwymi podmiotami.

2) Prowadzenie spraw dotyczących ochrony dóbr kultury w zakresie zadań własnych, w szczególności:

1. a) prowadzenie rejestru zabytków w gminie,
2. b) przygotowanie projektów zarządzeń w celu zabezpieczenia zabytków, współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków,
3. c) przyjmowanie zawiadomień o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub wykryciu wykopaliska,
4. d) sprawowanie opieki nad miejscami pamięci.

3) Przygotowanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnych kategorii.

4) Prowadzenie ewidencji dróg, mostów i przepustów.

5) Wydawanie zezwoleń i naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego.

6) Uzgadnianie zjazdów na drogi gminne.

7) Prowadzenie spraw związanych z ochroną dróg, w tym spraw związanych z remontami i bieżącym utrzymaniem dróg, pasów drogowych, ulic, chodników, przepustów, placów i przystanków, niezastrzeżonych dla innych stanowisk i jednostek.

8) Uzgadnianie projektów tymczasowej i stałej organizacji ruchu na drogach gminnych.

9) Uzgadnianie projektów budowlanych dróg publicznych na obszarze gminy.

10) Prowadzenie spraw związanych z inwestycjami drogowymi.

11) Współpraca z zarządcami dróg w zakresie budowy, remontów, modernizacji i utrzymania dróg.

12) Inicjowanie, planowanie, koordynacja i nadzór nad realizacją inwestycji gminnych, w szczególności:

1. a) współpraca z projektantami w zakresie wykonywania dokumentacji technicznej,
2. b) opracowanie planów rzeczowo-finansowych i finansowych inwestycji,
3. c) zlecanie wykonywania dokumentacji projektowo kosztorysowej i wykonawstwa robót,
4. d) uzgadnianie dokumentacji projektowej w zakresie infrastruktury technicznej, trasy inwestycji, korzystania z prawa do nieruchomości i warunków uzgodnień,
5. e) weryfikacja dokumentów technicznych inwestycji oraz weryfikacja dokumentacji powykonawczej i odbiorowej,
6. f) udział w radach budowy.

13) Rozliczanie prowadzonych inwestycji.

14) Prowadzenie spraw oświetlenia dróg, placów i miejsc publicznych na obszarze Gminy, w tym:

1. a) zapewnienie utrzymania w należytym stanie posiadanej infrastruktury oświetleniowej,
2. b) diagnozowanie potrzeb w zakresie jej rozwoju,
3. c) realizacji inwestycji związanych z oświetleniem drogowym,
4. d) dążenie do optymalizacji całego systemu oświetlenia dróg i ulic,
5. e) inwentaryzacja i bieżąca aktualizacja punktów świetlnych na terenie Gminy.

15) Przygotowanie projektów zezwoleń na przejazd pojazdem nienormatywnym.

16) Prowadzenie spraw zezwoleń na wykonywanie regularnych i specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym.

17) Uzgadnianie zasad korzystania z przystanków autobusowych.

18) Współpraca z przewoźnikami i operatorami wykonującymi przewóz osób na obszarze Gminy.

19) Uzgadnianie linii komunikacyjnych w obrębie administracyjnym Gminy.

20) Wykonywania pozostałych zadań gminy wynikających z przepisów o transporcie publicznym, niezastrzeżonych dla innych jednostek.

21) Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu.

22) Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem lokalizacji inwestycji celu publicznego, w tym przekazywanie informacji wojewodzie o złożonych wnioskach i wydanych decyzjach o ustaleniu lokalizacji celu publicznego.

23) Prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

24) Wydawanie odpisów, wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego/studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego/planu ogólnego gminy.

25) Przygotowanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy w zakresie zagospodarowania przestrzennego.

26) Prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.

27) Koordynacja i obsługa działań związanych z procedurą uchwalania planu ogólnego i miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.

28) Koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzeniem zadań gminy i rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.

29) Analiza i ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego.

30) Udział w pracach Gminnej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej oraz prowadzenie dokumentacji jej posiedzeń.

31) Gromadzenie decyzji pozwolenia na budowę oraz zaświadczeń o braku zastrzeżeń co do użytkowania przekazywanych Gminy do widomości w wyodrębnionym katalogu oraz analiza ich zgodności z warunkami zabudowy.

32) Nadzór nad aktualizacją i udostępnianiem zbiorów metadanych infrastruktury informacji przestrzennej.

33) Współdziałanie z odpowiednimi organami nadzoru budowlanego w zakresie utrzymania ładu przestrzennego.

34) Prowadzenie spraw związanych z promocją terenów inwestycyjnych gminy, w tym przygotowywanie ofert inwestycyjnych.

35) Prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej:

1. a) zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków, pomieszczeń i innych przedmiotów niezbędnych do działalności,
2. b) bieżące rozliczanie kosztów funkcjonowania OSP,
3. c) prowadzenie i aktualizacja rejestru ochotniczych straży pożarnych oraz ich członków.

36) Koordynacja o prowadzenie spraw świadczenia ratowniczego w zakresie zadań gminy.

37) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko.

38) Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów, naliczanie opłat za ich usunięcie oraz nakładanie kar pieniężnych za usuwanie drzew lub krzewów bez zezwolenia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy o ochronie przyrody.

39) Prowadzenie czynności związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zamiaru usunięcia drzew zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy o ochronie przyrody.

40) Prowadzenie czynności związanych z ustaleniem wysokości odszkodowania za drzewo lub krzew oraz za ich usunięcie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy o ochronie przyrody.

41) Prowadzenie spraw lokalnych form ochrony przyrody, obszaru chronionego krajobrazu i zespołów przyrodniczo-krajobrazowych.

42) Inicjowanie i prowadzenie działań w zakresie edukacji ekologicznej.

43) Prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

44) Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji o środowisku i jego ochronie.

45) Koordynacja i realizacja pozostałych zadań gminy określonych w ustawie Prawo ochrony środowiska, w tym:

1. a) przygotowywanie wystąpień do  służb  i inspekcji w przypadku wystąpienia  bezpośredniego zagrożenia  społeczności lokalnej  w zakresie bezpieczeństwa środowiska i bezpieczeństwa sanitarnego,
2. b) prowadzenie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska i ochrony przyrody
3. c) współpraca z organami i podmiotami w zakresie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska i ochrony przyrody.

46) Prowadzenie spraw związanych z ochroną powietrza atmosferycznego,

47) Sprawy przeciwpowodziowe.

48) Prowadzenie postępowań w sprawie ustanowienia ograniczeń, co do czasu pracy urządzeń technicznych oraz środków transportu stwarzających uciążliwości w zakresie hałasu i wibracji oraz współdziałanie z innymi organami w tym zakresie.

49) Prowadzenie postępowań i przygotowywanie decyzji nakazujących osobom fizycznym wykonywanie określonych czynności zmierzających do ograniczenia ich negatywnego oddziaływania na środowisko oraz wstrzymania użytkowania instalacji i urządzeń,

50) Prowadzenie spraw naliczania opłat i kar za korzystanie ze środowiska oraz  prowadzenie gospodarki funduszami celowymi pochodzącymi z tych opłat.

51) Wydawanie opinii i uzgodnień wynikających z zapisów ustawy Prawo geologiczne i górnicze.

52) Prowadzenie postępowań nakazujących właścicielom gruntów wykonanie odpowiednich zabiegów w celu przeciwdziałaniu degradacji gleb.

53) Nadzór, koordynacja i realizacja zadań gminy w zakresie gospodarowania wodami,  w tym:

1. a) sprawy kąpielisk i miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli,
2. b) ochrona ujęć wody i zbiorników śródlądowych,
3. c) prowadzenie spraw z zakresu konserwacji i utrzymania cieków wodnych oraz zmiany stanu wody na gruncie,
4. d) prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy Prawo Wodne niezastrzeżonych dla innych stanowisk pracy,
5. e) prowadzenie spraw związanych z ochroną wód i gruntu przed zanieczyszczeniami.

54) Współdziałanie z podmiotami i organizacjami pozarządowymi działającymi w zakresie ochrony środowiska i ochrony przyrody.

55) Realizacja i koordynacja zadań przewidzianych dla gminy w krajowych i regionalnych programach ochrony środowiska, w tym wynikających z umów i porozumień, zawartych przez Wójta.

56) Prowadzenie Punktu „Czyste powietrze” w tym:

1. a) obsługa Wnioskodawców w zakresie przygotowywania Wniosków o dofinansowanie,
2. b) obsługa Beneficjentów przy sporządzeniu rozliczenia przyznanego dofinansowania, w tym przy poprawnym wypełnianiu wniosku o płatność oraz kompletowaniu wymaganych załączników, z zachowaniem należytej staranności,
3. c) realizacja wymaganej sprawozdawczości i statystyki,
4. d) wydawanie zaświadczeń o wysokości przeciętnego dochodu gospodarstwa domowego i innych dokumentów związanych z realizowanym zadaniem.

57) Obsługa Zintegrowanego Systemu Ograniczania Niskiej Emisji, w tym Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB).

58) Realizacja zadań dotyczących planowania energetycznego i efektywności energetycznej, w szczególności:

1. a) opracowanie, weryfikacja i aktualizacja założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla obszaru gminy Trzebiel,
2. b) nadzór, monitoring i sprawozdawczość w zakresie planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla obszaru gminy Trzebiel,
3. c) inicjowanie oraz udział w realizacji projektów dotyczących zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe, w tym związanych z wykorzystaniem alternatywnych źródeł energii (OZE),
4. d) prowadzenie działań doradczych, edukacyjnych oraz informacyjno-promocyjnych w obszarze gospodarki energetycznej gminy oraz OZE,
5. e) inicjowanie i realizacja spraw związanych z planami gospodarki niskoemisyjnej,
6. f) podejmowanie innych zadań i obowiązków Gminy wynikających z szeroko pojmowanej polityki energetycznej wynikających z ustawy Prawo energetyczne, Polityki Energetycznej Polski do 2030r. ustawy o odnawialnych źródłach energii i innych aktach prawnych, w tym tworzenie, zlecanie, koordynacja wymaganych planów i dokumentów oraz gromadzenie danych i sprawozdawczość.

59) Realizacja spraw związanych z tworzeniem planów gospodarki niskoemisyjnej.

60) Realizacja zadań funduszu sołeckiego, w tym:

1. a) przyjmowanie wniosków od sołectw oraz dokonywanie wstępnej ich analizy co do poprawności i zgodności z przepisami i procedurami,
2. b) koordynowanie, monitorowanie i nadzór nad wykonaniem zadań ujętych w budżecie gminy realizowanych w ramach funduszu sołeckiego oraz nadzór nad przestrzeganiem terminów i procedur obowiązujących przy realizacji funduszu sołeckiego,
3. c) przygotowywanie sołtysom informacji o wysokości funduszu sołeckiego,
4. d) udział w pracach i obsługa organizacyjna Komisji ds. oceny wniosków o przyznanie środków z funduszu sołeckiego,
5. e) prowadzenie sprawozdawczości z realizacji funduszu sołeckiego,
6. f) rozliczanie funduszu sołeckiego, w tym sporządzanie wniosku o zwrot z budżetu państwa części wydatków gminy wykonanych w ramach funduszu sołeckiego oraz kontrolowanie ponoszonych na rzecz sołectwa wydatków pod względem ich zgodności z planami finansowymi i rzeczowym zakresem i wnioskowanie do skarbnika o zmianę planu,
7. g) udział w procedurach odbioru zadań zrealizowanych z funduszu sołeckiego,
8. h) współpraca z referatem finansów w zakresie planowania i wydatkowania środków funduszu sołeckiego oraz aktualizacji ewidencji środków trwałych pochodzących funduszu sołeckiego,
9. i) świadczenie poradnictwa na rzecz sołectw w zakresie realizacji funduszu sołeckiego,
10. j) opracowywanie wzorów dokumentów niezbędnych dla realizacji przedsięwzięć funduszu sołeckiego.

61) Realizacja spraw dotyczących przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy:

1. a) opracowywanie i uzgadnianie projektów gminnych programów dotacji niezastrzeżonych dla innych stanowisk i jednostek organizacyjnych,
2. b) przygotowanie dokumentacji dla ogłoszenia naboru wniosków o udzielenie dotacji,
3. c) weryfikacja przyjętych wniosków o udzielenie dotacji pod względem formalnym i merytorycznym,
4. d) sporządzanie projektów umów o udzieleniu dotacji celowej na realizację zadań,
5. e) wykonywanie kontroli realizacji zadań objętych dotacją oraz dokumentowanie przedkładanych sprawozdań: częściowych i końcowych w wyniku podpisanych umów, w tym zakresie kontrola merytoryczna sprawozdań,
6. f) prowadzenie postępowań o zwrocie udzielonej dotacji,
7. g) opracowywanie sprawozdań merytorycznych z realizacji zadań.

62) Prowadzenie spraw z zakresu wspierania rozwoju sportu i inicjatyw sportowych, w tym rozliczanie i nadzór nad zadaniami przekazanymi do realizacji organizacjom sportowym, w kontekście zgodności z ofertą,  z wyłączeniem rozliczenia finansowego dotacji.

63) Prowadzenie spraw z zakresu działalności pożytku publicznego i wolontariatu oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi i kołami gospodyń wiejskich:

1. a) organizacja procesu konsultacji projektów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej organizacji,
2. b) świadczenie poradnictwa i pomocniczość dotycząca działalności organizacji pozarządowych i kół gospodarstw wiejskich, w tym o dostępnych źródłach funduszy zewnętrznych na działalność NGO,
3. c) prowadzenie rejestru tych podmiotów,
4. d) popularyzacja działalności lokalnych organizacji.

64) Pozyskiwanie dotacji celowych na realizację inwestycji.

65) Koordynacja i nadzór nad realizacją zadań publicznych w ramach inicjatywy lokalnej, w tym weryfikacja sprawozdań.

66) Koordynowanie spraw promocji, turystyki, sportu, rekreacji i kultury na obszarze Gminy, niezastrzeżonych dla innych jednostek organizacyjnych, w szczególności:

1. a) gromadzenie materiałów i opracowywanie materiałów promocyjnych, map, folderów, albumów, kalendarzy,
2. b) opracowywanie wspólnie z OKiB, szkołami i organizacjami pozarządowymi i sołectwami, rocznych kalendarzy imprez kulturalno – sportowych, ich aktualizacja i popularyzacja,
3. c) inicjowanie i organizowanie różnych form promocji Gminy i współpraca w tym zakresie ze wszystkimi zainteresowanymi podmiotami, instytucjami i agencjami reklamowymi,
4. d) prowadzenie spraw dotyczących herbu i logo Gminy,
5. e) sporządzanie wniosków nominacyjnych do odznaczeń oraz prowadzenie rejestru nominowanych i odznaczonych,
6. f) redagowanie artykułów i notatek prasowych oraz tekstów okolicznościowych,
7. g) zapewnienie materiałów promocyjnych Urzędu.

67) Udzielanie zamówień publicznych o wartości poniżej progów ustalonych w prawie zamówień publicznych, w tym opracowywanie projektów umów we współpracy z merytorycznym stanowiskiem.

68) Planowanie i dokumentowanie zamówień poniżej progów ustalonych w prawie zamówień publicznych, oraz współpraca ze stanowiskiem zamówień publicznych.

69) Prowadzenie ewidencji obiektów budowlanych (budynki, budowle, obiekty małej infrastruktury) oraz zakładanie i prowadzenie książek obiektów infrastruktury komunalnej, będących we władaniu Gminy.

70) Prowadzenie ewidencji placów zabaw, boisk sportowych, siłowni zewnętrznych i innych obiektów rekreacyjno-sportowych  oraz prowadzenie spraw związanych z ich bieżącym stanem technicznym i utrzymaniem.

71) Organizacja przeglądów gwarancyjnych i technicznych oraz wykonywanie okresowych kontroli i inwentaryzacji obiektów budowlanych będących we władaniu Gminy.

72) Diagnozowanie potrzeb remontowych obiektów infrastruktury komunalnej oraz prowadzenie spraw remontów i napraw zakwalifikowanych do realizacji do wysokości środków w budżecie Gminy.

73) Prowadzenie spraw związanych z egzekwowaniem od wykonawców zobowiązań wynikających z udzielonych gwarancji i rękojmi, wybudowanych lub wyremontowanych obiektów budowlanych oraz współpraca w tym zakresie z referatem finansów.

74) Przeprowadzanie przetargów i udzielanie zamówień wynikających z realizacji zadań z udziałem funduszy zewnętrznych o wartości powyżej progów ustalonych w prawie zamówień publicznych.

75) Opracowywanie dokumentacji i materiałów niezbędnych do postępowania w ramach ustawy o zamówieniach publicznych  w oparciu o opis przedmiotu zamówienia dostarczony przez stanowisko merytoryczne.

76) Współpraca z operatorami sieci telefonicznej w zakresie telefonizacji Gminy.

77) Planowanie zamówień publicznych.

78) Prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień publicznych na podstawie otrzymanych informacji od pracowników merytorycznych,

79) Przechowywanie dokumentacji dotyczącej przetargów i udzielonych zamówień publicznych.

80) Prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem funduszy zewnętrznych, a w szczególności:

1. a) poszukiwanie i bieżąca analiza możliwości aplikowania do różnych programów
   i funduszy pomocowych (krajowych i zagranicznych),
2. b) przygotowywanie wniosków o przyznanie pomocy z programów i funduszy pomocowych (krajowych i zagranicznych),
3. c) pomoc merytoryczna i techniczna przy sporządzaniu wniosków do programów pomocowych, funduszy UE i innych źródeł przez gminne jednostki organizacyjne,
4. d) koordynacja realizacji przedsięwzięć z udziałem środków pochodzących z programów i funduszy pomocowych,
5. e) realizacja zadań dotyczących rozliczania, raportowania, monitorowania i sprawozdawczości, zgodnie z nałożonymi obowiązkami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie projektów z udziałem funduszy zewnętrznych.

81) Koordynacja opracowywania dokumentów programowych rozwoju Gminy.

82) Organizacja procesu monitoringu i ewaluacji oraz sprawozdawczość Strategii Rozwoju Gminy oraz Gminnego Programu Rewitalizacji.

83) Podejmowanie działań związanych z rozwojem społecznym, kulturalnym, gospodarczym i infrastrukturalnym gminy we współpracy z innymi podmiotami, w tym organizacja obsługi partnerstw i porozumień międzygminnych ( współpraca zagraniczna, partnerstwa publiczno-prywatne, stowarzyszenia i inne organizacje do których należy Gmina, partnerzy strategiczni, partnerstwa międzygminne).

84) Prowadzenie strony fb gminy Trzebiel.

85) Nadzór i zapewnienie realizacji postanowień zakresie czystości i porządku, w tym:

1. a) kontrola właścicieli nieruchomości ( zamieszkałych i niezamieszkałych) w zakresie przestrzegania obowiązków oraz realizacji zadań wynikających z przepisów o czystości i porządku oraz prowadzenie wymaganych postępowań administracyjnych wobec stwierdzonych nieprawidłowości,
2. b) kontrola i nadzór nad realizacją zdań odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych wykonywanych przez podmioty zewnętrzne, w tym naliczanie kar umownych,
3. c) koordynacja i nadzór nad systemem selektywnej zbiórki odpadów, w szczególności: przeterminowanych leków, baterii oraz zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz współdziałanie z ZGKiM w Trzebielu w zakresie realizacji zadań Gminnego Punktu Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych,
4. d) monitorowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących poziomów recyklingu, przygotowania do ponownego użycia, odzysku i ograniczenia składowania odpadów,
5. e) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zakresie nakładania podwyższonej opłaty i kar administracyjnych,
6. f) realizacja innych zadań i działań wynikających z przepisów prawa lub doraźnej potrzeby związanej z czystością i porządkiem w Gminie, w szczególności funkcjonowaniem systemu odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych niezastrzeżonych dla innych stanowisk.

86) Opracowywanie projektów aktów prawnych, umów, regulaminów dotyczących utrzymania czystości i porządku na terenie gminy Trzebiel oraz kalkulacja kosztów gospodarowania odpadami.

87) Wykonywanie obowiązków informacyjnych oraz koordynacja i prowadzenie działań edukacyjnych i promujących w zakresie prawidłowej gospodarki odpadami oraz ściekami i dobrych praktyk.

88) Prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o odpadach, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie nałożenia obowiązku usunięcia odpadów z miejsca nieprzeznaczonego do ich składowania lub magazynowania.

89) Prowadzenie postępowań nakazujących podłączenie nieruchomości do istniejącej sieci kanalizacji sanitarnej.

90) Współpraca z WIOŚ, Inspekcją Sanitarną, ZZO Marszów oraz innymi podmiotami w zakresie zadań na stanowisku.

91) Opiniowanie Planów Gospodarki odpadami, programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi, wniosków o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie odzysku odpadów oraz innych dokumentów przekazanych do zaopiniowania w zakresie gospodarowania odpadami i ściekami.

92) Opracowywanie dokumentacji i materiałów niezbędnych do postępowania w ramach zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań, w szczególności przygotowanie opisu potrzeb i wymagań, specyfikacji warunków zamówienia i projektów umów  oraz udział w przygotowaniu odpowiedzi na pytania dotyczące zamówienia.

93) Załatwianie spraw z zakresu działalności regulowanej dotyczących zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności gospodarczej w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych lub osadników w instalacjach przydomowych oczyszczalni ścieków i transportu nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt, grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych oraz prowadzenie w formie elektronicznej ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń.

94) Prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.

95) Przyjmowanie i analiza sprawozdań podmiotów odbierających od właścicieli nieruchomości odpady komunalne i świadczących usługi asenizacyjne.

96) Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie nakładania kar pieniężnych na podmioty odbierające odpady komunalne od właścicieli nieruchomości, w przypadkach o których mowa w art. 9x ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz prowadzenie spraw z zakresu ich egzekucji.

97) Prowadzenie, aktualizacja i weryfikacja gminnych ewidencji umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości w celu kontroli wykonywania przez właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy.

98) Realizacja okresowych kontroli prawidłowości gospodarowania nieczystościami ciekłymi, w tym  kontrola dokumentów związanych z pozbywaniem się z terenu nieruchomości nieczystości ciekłych.

99) Prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie nieprawidłowości gospodarowania nieczystościami ciekłymi przez właścicieli nieruchomości.

100) Przyjmowanie zgłoszeń eksploatacji przydomowych oczyszczalni ścieków.

101) Prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków oraz jego aktualizacji w zakresie wymaganych danych określonych w przepisach prawa ( art. 3 ust. 3 ustawy o czystości i porządku w gminach) umożliwiającego monitoring prawidłowości wynikania obowiązków właściciela nieruchomości wynikających w ww. ustawy oraz aktów prawa miejscowego.

102) Prowadzenie wymaganej przepisami oraz ustaleniami wewnętrznymi sprawozdawczości dla obsługiwanych zadań.

103) Prowadzenie spraw związanych z udzieleniem przez Wójta Gminy dofinansowania do budowy przydomowych oczyszczalni ścieków.

104) Prowadzenie spraw związanych z usuwaniem azbestu oraz prowadzenie kampanii informacyjnej i edukacyjnej dotyczącej szkodliwości i usuwania azbestu.

• 29. Do zakresu działania Referatu Finansów w szczególności należy:

1) Dekretacja, księgowanie, sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych.

2) Sporządzanie list płac, naliczanie zasiłków ZUS, naliczanie składek ZUS, sporządzanie raportów, deklaracji ZUS,  naliczanie  podatku  dochodowego  od  osób  fizycznych,   sporządzanie   informacji,     deklaracji  i rozliczeń.

3) Prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów.

4) Gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu.

5) Przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat oraz należności mających charakter cywilno – prawny.

6) Przygotowywanie sprawozdań dotyczących wymiaru podatków i opłat oraz należności mających charakter cywilno – prawny.

7) Prowadzenie postępowania oraz wydawania decyzji w sprawach umorzeń, odroczeń, ulg.

8) Księgowość podatków i opłat lokalnych oraz należności mających charakter cywilno – prawny.

9) Podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji podatków i opłat oraz zależności cywilno-prawnych od osób fizycznych i prawnych oraz postępowania zabezpieczającego.

10) Prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych.

11) Przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat oraz należności mających charakter  cywilno - prawny.

12) Wymiar podatków.

13) Prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej Urzędu.

14) Sporządzanie sprawozdań finansowych.

15) Wymiar i pobór opłaty za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej.

16) Ewidencja druków ścisłego zarachowania.

17) Prowadzenie ewidencji należności budżetowych oraz ich windykacja.

18) Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych oraz naliczanie umorzenia i amortyzacji.

19) Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych.

20) Wysyłanie upomnień w zakresie należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

21) Prowadzenie i aktualizacja tytułów wykonawczych w zakresie należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

22) Prowadzenie ewidencji VAT, w tym sporządzanie deklaracji i rozliczeń podatku VAT.

23) Przyjmowanie cząstkowych deklaracji VAT oraz informacji o prowadzonej ewidencji VAT jednostek organizacyjnych Gminy.

24) Ewidencja księgowa faktur do pliku JPK.

24) Sporządzanie   i przekazywanie   zbiorczej deklaracji  VAToraz informacji zbiorczej o prowadzonej ewidencji VAT Gminy (JPK).

25) Współpraca z Referatem Infrastruktury i Inwestycji w zakresie planowania i wykonania zadań ujętych w budżecie gminy realizowanych w ramach funduszu sołeckiego.

26) Prowadzenie spraw w zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

27) Ewidencja mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za to mienie.

28) Podejmowanie czynności w związku z przekazanymi przez banki oraz Skok informacji o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy rachunku bankowego lub rachunku członka kasy oraz spraw spadków, w tym:

1. a) uczestnictwo w sporządzaniu spisów inwentarza przez komornika sądowego bądź skarbowego
2. b) inicjowanie i koordynacja spraw związanych z nabytym spadkiem,
3. c) przejmowanie aktywów pieniężnych i innych instrumentów finansowych;
4. d) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w zakresie zobowiązań warunkowych z tytułu masy biernej spadków nabywanych przez Gminę,
5. e) prowadzenie ewidencji środków trwałych, w tym nieruchomości oraz ograniczonych praw rzeczowych, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych nabytych w drodze spadkobrania,
6. f) podejmowanie czynności związanych z umownym działem spadku,
7. g) rozliczanie i zaspokajanie wierzycieli spadkodawcy.

29) Prowadzenie spraw dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zakresie:

1. a) rejestracji i aktualizacji bazy płatników opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi oraz weryfikacja deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami i informowanie o zmianach w powyższym zakresie oraz współpraca ze stanowiskiem ewidencji ludności,
2. b) kontroli i przestrzegania terminowości składania deklaracji,
3. c) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zakresie umarzania lub rozkładania na raty oraz sprawy nadpłat i zwrotów,
4. d) ewidencji księgowej wpłat i wypłat należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w tym bieżąca kontrola należności,
5. e) sprawozdawczości finansowej.

• 30. Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. gospodarki gruntami, mieniem komunalnym, obrotu nieruchomościami i rolnictwa, w szczególności należy:

1) Inicjowanie i wykonywanie zadań związanych z gospodarowaniem gminnym zasobem nieruchomości określonych w ustawie o gospodarce nieruchomościami, w tym:

1. a) opracowanie projektu planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości,
2. b) rozliczanie należności za nieruchomości udostępniane z zasobu,
3. c) inicjowanie spraw oraz współpraca z radcą prawnym w zakresie czynności w postępowaniu sądowym, w szczególności w sprawach dotyczących własności lub innych praw rzeczowych na nieruchomości, o zapłatę należności za korzystanie z nieruchomości, o roszczenia ze stosunku najmu, dzierżawy lub użyczenia, o stwierdzenie nabycia spadku, o stwierdzenie nabycia własności nieruchomości przez zasiedzenie.
4. d) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia lub oddania w użytkowanie, najem, dzierżawę lub użyczenie.

2) Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego Gminy.

3) Przygotowywanie nieruchomości gminnych przeznaczonych do sprzedaży i zlecanie ustalenia wartości nieruchomości, cen i opłat za ich korzystanie.

4) Organizowanie przetargów na sprzedaż gruntów komunalnych oraz na sprzedaż, dzierżawę, wieczyste użytkowanie nieruchomości komunalnych.

5) Wydzierżawianie, użyczanie, wynajmowanie nieruchomości z zasobu, oraz terminowe sporządzanie umów i przekazywanie obiektów najemcom i dzierżawcom oraz odbiór obiektów po rozwiązaniu umów.

6) Przygotowywanie propozycji dotyczących wysokości stawek czynszu dzierżawy.

7) Prowadzenie rejestru umów dzierżawy oraz dokonywanie przypisów i odpisów czynszów dzierżawnych.

8) Zbywanie bezprzetargowe nieruchomości.

9) Nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy, w tym wywłaszczanie gruntów oraz komunalizacja mienia i wykonywanie czynności związanych z ujawnieniem prawa własności w księgach wieczystych,

10) Prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, przysługującego osobom fizycznym.

11) Opracowywanie informacji o stanie mienia komunalnego.

12) Prowadzenie rejestru właścicieli nieruchomości oraz teczek nieruchomości dla wszystkich miejscowości w Gminie.

13) Przygotowywanie decyzji zatwierdzających projekt podziału nieruchomości.

14) Inicjowanie i udział w czynnościach związanych z rozgraniczeniami, podziałami i wznawianiem granic w zasobie komunalnym.

15) Prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem nieruchomości w trwały zarząd.

16) Występowanie z wnioskiem o obciążenie i wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów na gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste lub sprzedanych.

17) Wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne.

18) Prowadzenie spraw w zakresie ustanowienia służebności przesyłu, przechodu i przejazdu przez działki gminne.

19) Współpraca w zakresie wymiany informacji do wymiaru podatków i opłat.

20) Wykonywanie zadań dotyczących prawa pierwokupu.

21) Gospodarka lokalami:

1. a) opracowywanie, aktualizacja i realizacja gminnego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,
2. b) udział w pracach wspólnot mieszkaniowych z udziałem komunalnych lokali mieszkalnych zgodnie z ustawą o własności lokali,
3. c) udział w pracach Komisji Oświaty, Kultury, Zdrowia, Spraw Socjalnych i Mieszkaniowych oraz przygotowanie dokumentów niezbędnych do podejmowania rozstrzygnięć,
4. d) przyznawanie lokali mieszkalnych, w tym socjalnych i zastępczych,
5. e) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o przyznanie lokalu oraz prowadzenie i aktualizacja listy osób ubiegających się o najem lokali,
6. f) przeprowadzanie wizji lokalnych,
7. g) zapewnienie aktualizacji bazy zasobów mieszkaniowych i lokalowych Gminy.

22) Nadzór i współdziałanie z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w zakresie zadań przekazanych im do realizacji w ramach gospodarki mieszkaniowej i gospodarowania lokalami użytkowymi oraz analiza przekazanych propozycji dotyczących stawek czynszów i opłat za lokale oraz nieruchomości gminne.

23) Współdziałanie z weterynarią w zakresie zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych.

24) Prowadzenie spraw z zakresu prawa łowieckiego,  ustawy o ochronie zwierząt oraz ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w zakresie zwierząt domowych i gospodarskich.

25) Prowadzenie spraw w zakresie zabezpieczenia zbierania, transportu unieszkodliwiania zwłok zwierzęcych lub ich części.

26) Współpraca z urzędem statystycznym w zakresie przeprowadzania spisów rolnych i szacunków plonów.

27) Współpraca z Lubuską Izbą Rolniczą i jej delegatami, w tym organizacja wyborów do Izb.

28) Sprawy rolnictwa, w szczególności:

1. a) szacowanie szkód w uprawach rolnych spowodowanych niekorzystnymi zjawiskami atmosferycznymi,
2. b) współpraca z jednostkami pracującymi na rzecz rolnictwa,
3. c) wydawanie zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu narkomanii.
4. d) udział w pracach związanych z wystąpieniem klęsk żywiołowych na terenie gminy w zakresie rolnictwa.

29) Podejmowanie spraw spadków w zakresie:

1. a) ujawnienie w księgach wieczystych prawa własności i innych praw do nabytych w spadku nieruchomości oraz wnioskowanie o wykreślanie obciążeń, ostrzeżeń, hipotek i sprostowanie wpisów
2. b) czynności związane z regulacją stanów prawnych nieruchomości, zbyciem i nabyciem nieruchomości i spółdzielczych własnościowych praw do lokali oraz udziałów w nich
3. c) sprzedaż składników majątku ruchomego, nabytego przez Gminę w drodze dziedziczenia.

30) Sprawy melioracji wodnych.

31) Gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i niezabudowanymi przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania i oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd.

32) Wyposażenie gruntów w urządzenia komunalne i przygotowywanie decyzji o opłatach adiacenckich.

33) Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w energię elektryczną obiektów gminnych oraz prowadzenie rejestru umów na przyłącza energetyczne obiektów gminnych.

34) Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic oraz numeracja nieruchomości (obsługa rejestru).

35) Inicjowanie, nadzór  i koordynacja nad pracami porządkowymi i remontowymi w Gminie niezastrzeżonymi do wykonania dla innych jednostek organizacyjnych w Gminie, w szczególności:

1. a) wykonywania drobnych napraw i poprawek nie wymagających wiedzy specjalistycznej, w tym min: naprawa uszkodzonych drzwi i okien, wymiana zamków, naprawa instalacji sanitarnych, elektrycznych i p.poż. w budynkach administrowanych przez Gminę,
2. b) wykonywanie nasadzeń drzew i innych roślin wynikających z decyzji administracyjnych podmiotów zewnętrznych, realizacji działań projektowych oraz poleceń służbowych oraz bieżące utrzymanie i ochrona przed warunkami atmosferycznymi,
3. c) wykonywanie brakowań dokumentów niearchiwalnych zgodnie z wykazem dokumentów zleconym przez Archiwum Gminne,
4. d) pielęgnacja terenów zielonych i infrastruktury na nieruchomościach gminnych przy ul. Żarskiej 39, Żarskiej 41 oraz rynku w Trzebielu,
5. e) wykonywanie przeglądu ścieżki rowerowej oraz dbanie o czystość, koszenie oraz utrzymanie infrastruktury wypoczynkowej ( malowanie, drobne naprawy),
6. f) współpraca z podmiotem zewnętrznym w zakresie odławiania i lokalizacji bezdomnych zwierząt oraz zwierząt z wypadków komunikacyjnych,
7. g) nadzór nad pracami wykonywanymi przez pracowników okresowych,
8. h) wykonywanie usunięć drzew, ich podkrzesania i innych prac pielęgnacyjnych niezleconych innym jednostkom organizacyjnym gminy i podmiotom zewnętrznym,
9. i) Odpowiedzialność za pojazd będący własnością Urzędu poprzez:

- przeglądy okresowe i naprawy;

- dbałość o estetyczny wygląd pojazdu;

- przestrzeganie przepisów o ruchu drogowym oraz zasad i norm prawidłowej eksploatacji samochodu;

- rozliczanie kart drogowych

- utrzymywanie stałej czystości w pomieszczeniu garażowym – zgodnie z przepisami bhp.

- prawidłowe zabezpieczenie samochodu w trakcie wyjazdów i postojów.

• 31. Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego w szczególności należy:

1) Rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób.

2) Sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego.

3) Sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń.

4) Przechowywanie oraz konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych.

5) Przyjmowanie   oświadczeń   o wstąpieniu   w związek   małżeński   oraz   innych   oświadczeń   zgodnie    z przepisami Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego.

6) Stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa.

7) Wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego.

8) Wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.

• 31. Do zakresu działania Pionu ochrony informacji niejawnych w szczególności należy:

1) Kontrola  ochrony  informacji  niejawnych  oraz  przestrzegania  przepisów  o ochronie  tych  informacji    w Urzędzie.

2) Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających wobec kandydatów na stanowiska z dostępem do informacji niejawnych oraz wydawanie lub odmowa wydania poświadczeń bezpieczeństwa, a także przygotowanie dokumentacji pracowników w zakresie postępowań sprawdzających.

3) Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych.

4) Opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji.

5) Szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

6) Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych.

7) Opracowywanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, „poufne”.

8) Zapewnienie fizycznej ochrony Urzędu.

9) Prowadzenie i obsługa kancelarii materiałów niejawnych, w tym zabezpieczenie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom uprawnionym.

10) Bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie.

11) Egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.

12) Kontrolę przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne w Urzędzie.

13) Prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne.

• 32. Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum zakładowego – Koordynatora Instrukcji Kancelaryjnej należy:

1) Wdrażanie, koordynowanie i nadzorowanie stosowania instrukcji archiwalnej.

2) Prowadzenie Archiwum Zakładowego:

1. a) przyjmowanie akt z poszczególnych   komórek  organizacyjnych   i ich  archiwizacja,  przechowywanie i zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przyjmowanych akt,
2. b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz udostępnianie akt do celów służbowych i naukowych,
3. c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4. d) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5. e) inicjowanie brakowania akt kategorii B i odprowadzanie akt przeznaczonych do brakowania,
6. f) wycofywanie dokumentacji ze   stanu   archiwum   zakładowego   w przypadku   wznowienia   sprawy w komórce organizacyjnej,
7. h) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
8. i) świadczenie poradnictwa na rzecz pracowników w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
9. h) przygotowywanie projektu instrukcji archiwalnej oraz jej zmian.

3) Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z aktami i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum Zakładu.

4) Współpraca z Archiwum Państwowym  w sprawie brakowania oraz przekazywania dokumentacji archiwalnej.

5) Udzielanie bieżącego instruktażu na stanowiskach pracy w zakresie właściwego doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy.

6) Prowadzenie kontroli prawidłowości doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy.

7) Czuwanie nad prawidłowością wykonywania pozostałych czynności kancelaryjnych.

• 33. 1. Do zakresu działania stanowiska ds. informatyki należy:

1) Administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu Gminy Trzebiel oraz zapewnienie poprawnego działania  i bieżące utrzymanie sieci, przełączników, routerów, firewalli i towarzyszących im systemów informatycznych, instalacja i konfiguracja urządzeń sieci LAN i WAN.

2) Administrowanie bazami danych będącymi w użytkowaniu Urzędu Gminy Trzebiel, serwerem Urzędu Gminy Trzebiel oraz serwerem poczty elektronicznej, dokonywanie bieżących przeglądów i konserwacji oraz archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych danych.

3) Administracja systemem antywirusowym.

4) Zarządzanie systemami informatycznymi jednostki w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów oraz zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu teleinformatycznego Urzędu Gminy Trzebiel.

5) Wykonywanie czynności związanych z diagnostyką, naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy Trzebiel.

6) Usuwanie nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu oprogramowania komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy Trzebiel.

7) Planowanie oraz wdrażanie i rozbudowa infrastruktury teletechnicznej oraz systemów informatycznych.

8) Koordynacja działań w zakresie informatyzacji Urzędu.

9) Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w procedurach zakupowych oraz przygotowywaniu opisów przedmiotu zamówienia dla różnego rodzaju urządzeń teleinformatycznych.

10) Współpraca         w zakresie       opracowywania          wniosków       o fundusze      unijne  w zakresie środowiska teleinformatycznego.

11) Nadzór i administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Gminy Trzebiel oraz stroną www oraz publikowanie zlecanych treści.

12) Prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu informatycznego, ochrony i bezpieczeństwa danych.

13) Prowadzenie ewidencji kopii zapasowych.

14) Wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego Urzędu i koordynacja spraw w zakresie wykonywania większych remontów i usuwania awarii.

15) Instalacja i wdrożenie oraz aktualizacja systemów oraz oprogramowania na stanowiskach, w tym pomoc   i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego, w tym wsparcie techniczne dla użytkowników w zakresie problemów związanych ze środowiskiem teleinformatycznym.

16) Udział w określaniu i aktualizacji procedur  związanych  z bezpieczeństwem  informacji  przetwarzanych w systemach teleinformatycznych.

17) Wdrażanie i monitorowanie na poziomie teleinformatycznym instrukcji zarządzania systemami teleinformatycznymi.

18) Prowadzenie dokumentacji w zakresie ustalania uprawnień dostępu do danych.

19) Udział w identyfikowaniu i analizie zagrożeń oraz ryzyk związanych ze środowiskiem teleinformatycznym oraz opracowywanie metod  przeciwdziałania  lub  ograniczania  ryzyka  wobec  danych  przetwarzanych  w systemach teleinformatycznych, a także wykonywanie innych czynności wynikających z kontroli zarządczej.

20) Zgłaszanie i obsługa awarii oprogramowania komputerowego we współpracy z zewnętrznymi dostawcami, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w oprogramowaniu.

21) Kontrolowanie i zabezpieczanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych w zainstalowanych systemach informatycznych.

22) Kontakty z dostawcami telekomunikacyjnymi w zakresie dostarczania usług telefonii stacjonarnej, komórkowej i Internetu.

23) Prowadzenie ewidencji systemów i programów użytkowych oraz licencji.

24) Realizacja zadań związanych z monitoringiem wizyjnym określonych odrębnych zarządzeniem.

2. Informatyk pełni funkcję Inspektora Bezpieczeństwa Informacji w przypadku wyodrębnienia Bezpiecznego Stanowiska   Pracy.   Do   zakresu   zadań   Inspektora   Bezpieczeństwa   Informacji   należy w szczególności weryfikacja i kontrola zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego BSK ze szczególnymi wymogami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur eksploatacji.

• 34. 1. Do zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy:

1) Monitorowanie przestrzegania przepisów prawa tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych.

2) Prowadzenie działań zwiększających świadomość oraz szkolenia pracowników uczestniczących w przetwarzaniu danych.

3) Wykonywanie czynności sprawdzających stan przestrzegania zasad ochrony danych przez pracowników poszczególnych jednostek.

4) Udzielanie Administratorowi zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonanie zgodnie z art. 35 ww. rozporządzenia.

5) Informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe,  o spoczywających  na  nich  obowiązkach  wynikających  z przepisów  prawa  w tym  zakresie    i doradzanie im w tych sprawach.

6) Współpraca z organem nadzorczym.

7) Świadczenie poradnictwa przy opracowaniu i aktualizowaniu dokumentacji opisującej sposób przetwarzania    danych     osobowych,     bezpieczeństwa     informacji     oraz     środków     technicznych  i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, jak również przestrzeganie zasad określonych w tej dokumentacji poprzez weryfikację.

8) Dokonywanie kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, w tym kontroli planowych, doraźnych oraz na wezwanie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) dla administratora danych.

9) Prowadzenie bieżącego nadzoru nad zgodnością przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdań.

10) Wdrożenie szkoleń dla wszystkich pracowników Administratora w zakresie ochrony danych osobowych  w związku ze zmianami obowiązującymi od 25 maja 2018r.

11) Przygotowywanie oraz opiniowanie umów dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych.

12) Rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z zarzutem naruszenie ich praw w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych.

13) Pełnienie    funkcji    punktu    kontaktowego    dla    organu    nadzorczego    w kwestiach    związanych    z przetwarzaniem, w tym konsultacjami z organem nadzorczym, oraz w stosownych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszystkich innych sprawach.

14) Prowadzenie spraw związanych z incydentami, w przypadku ich wystąpienia.

15) Koordynacja  oceny   i szacowania   ryzyka   celem   zastosowania  skutecznych   metod   organizacyjnych i technicznych dla właściwej ochrony danych osobowych u administratora danych osobowych, a w przypadku potrzeby, dokonywanie oceny skutków naruszenia ochrony danych osobowych.

2. W zakresie realizacji zadań określonych w ust. 1, Inspektor Ochrony Danych Osobowych współpracuje ściśle z właściwym informatykiem lub inną osobą administrującą systemy informatyczne w zakresie:

1) określenia i monitorowania zabezpieczeń ochrony danych osobowych przetwarzanych za pomocą systemów informatycznych,

2) aktualizacji i monitorowania Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym,

3) określenia ryzyka  oraz  metod  przeciwdziałania  i ograniczenia  ryzyka  wobec  danych  przetwarzanych  w systemach informatycznych;

4) określenia przepływu danych między systemami oraz środków technicznych niezbędnych do zachowania poufności, integralności i dostępności.

• 35. Samodzielne stanowisko do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) zabezpiecza przestrzeganie w Urzędzie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w tym:

1) kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz badań środowiska pracy,

2) udział w dochodzeniach powypadkowych,

3) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,

4) ewidencji wymaganych badań lekarskich i obowiązkowych szkoleń oraz kontrola ich aktualności.

• 36. Do zadań radca prawnego należy:

1) Opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów uchwał przedkładanych przez wójta Radzie Gminy.

2) Opiniowanie umów i porozumień zawieranych przez organy gminy,

3) Wydawanie opinii z zakresu działania organów gminy,

4) Prowadzenie spraw sądowych, sprawowanie zastępstwa procesowego            w sądach powszechnych i administracyjnych.

• 37. 1. Do zadań Koordynatora ds. dostępności należy:

1) Wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez organy władzy publicznej.

2) Przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami przez Urząd, zgodnie z minimalnymi wymaganiami, o których mowa w art. 6 przedmiotowej ustawy.

3) Monitorowanie działalności Urzędu, w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w szczególności dostępności informacyjno-komunikacyjnej, co najmniej na poziomie minimalnym, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

4) W uzasadnionych przypadkach zapewnienie dostępu alternatywnego.

5) Opracowywanie raportów o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

6) Reprezentowanie Wójta w sprawach dotyczących zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

8) Przedstawianie Wójtowi Gminy Trzebiel informacji o wynikach planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz raportów o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

9) Zapewnienie, na wniosek osoby ze szczególnymi potrzebami, komunikacji z Urzędem w formie określonej w tym wniosku oraz podejmowanie innych działań w zakresie dostępności informacyjno-komunikacyjnej.

2. Koordynator ds. dostępności wykonuje zadania przy pomocy Zespołu powołanego odrębnym zarządzeniem.

Rozdział 6.
ZASADY REALIZACJI ZADAŃ

• 38. 1. Wszystkich pracowników i komórki organizacyjne przy realizacji zadań, działalności i procesów obowiązuje zasada wzajemnego współdziałania, koordynacji pracy oraz wymiany informacji.

2. Komórka organizacyjna, której przyporządkowano realizację określonych funkcji jest komórką wiodącą w tym zakresie, odpowiedzialną za planowanie, wykonanie i końcowy wynik realizowanych zadań oraz za znajomość i posiadanie wymaganych, aktualnych uregulowań zewnętrznych i wewnętrznych.
3. W przypadkach wątpliwych komórkę wiodącą wyznacza Sekretarza Gminy.
4. Komórki organizacyjne współpracujące w realizacji danego zadania zobowiązane są do:

1) terminowego wykonania określonych i uzgodnionych czynności,

2) przekazywania niezbędnych informacji, materiałów, wyjaśnień i opinii,

3) wyprzedzającego informowania o występujących zagrożeniach.

Rozdział 7.
ZASTĘPSTWA

• 39. 1. W celu zapewnienia ciągłości pracy każdy pracownik musi posiadać, w przypadku czasowej nieobecności, ustalone zastępstwo pełne lub ograniczone.

2. Ustalenie zastępstwa wymaga formy pisemnej.
3. Na zastępującego, przechodzą prawa i obowiązki zastępowanego z wyjątkiem spraw zastrzeżonych.
4. Zastępstwa w referatach ustalają kierownicy.
5. W czasie nieobecności Kierownika jego zastępstwo w realizacji zadań kierowniczych pełni Sekretarz.

Rozdział 8.
DOKUMENTY ORAZ ZASADY PODPISYWANIA PISM

• 40. 1. Komórki organizacyjne odpowiedzialne są za obieg i przechowywanie dokumentów związanych z ich zakresem działalności lub skierowanych do nich do załatwienia.

4. W trakcie załatwiania spraw obowiązują zasady:

1) wszystkie sprawy załatwiane są w terminie,

2) udzielanie informacji i pomocy załatwiającemu jest obowiązkowe,

3) przekazywanie dokumentów odbywa się niezwłocznie,

4) dopuszcza się stosowanie korespondencji między komórkami w wypadkach kiedy niezbędne jest udokumentowanie wykonanych czynności.

• 41. 1. Wzory stosowanych pieczątek określa odrębne zarządzenie.

2. W sprawach stanowiących tajemnicę (państwową, służbową, skarbową itp.) obowiązują odrębne przepisy.

• 42. 1. Dokumenty wprowadzające przepisy lub regulujące istotne zagadnienia w Urzędzie wydawane są w formie wewnętrznych aktów normatywnych tj. zarządzeń, poleceń Wójta oraz Regulaminów, Instrukcji lub Wytycznych.

2. Rejestr i dystrybucję wewnętrznych aktów normatywnych prowadzi pracownik na stanowisku ds. obsługi rady.

• 43. Dokumenty w Urzędzie podlegają oznaczaniu zgodnie z ustaleniami Instrukcji Kancelaryjnej.
• 44. 1. Wójt podpisuje osobiście:

1) Regulamin Pracy, Regulamin Organizacyjny, zarządzenia i inne akty prawne Wójta,

2) odpowiedzi  na  skargi,  wnioski  złożone  w trybie  art. 241 Kodeksu  postępowania  administracyjnego      i interwencje,

3) pisma dotyczące przyjmowania i zwalniania pracowników,

4) pełnomocnictwa i upoważnienia,

5) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

6) odpowiedzi na wystąpienia i zalecenia pokontrolne,

7) inne zastrzeżone ze względu na swój charakter lub specjalne znaczenie.

2. Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy referatów w ramach udzielonych im pełnomocnictw przez Wójta decyzje i inne pisma niezastrzeżone dla kompetencji Wójta.
3. Zakres i podział upoważnień do podpisywania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, podpisywania dokumentów i korespondencji urzędowej określa odrębne zarządzenie.

• 45. Dokumenty przedłożone do podpisu zawierają adnotację określającą stanowisko służbowe, imię, nazwisko i bezpośredni numer telefonu pracownika, który opracował dokument lub prowadzi sprawę.
• 46. 1. Miejscem zwyczajowo przyjętym ogłoszenia Uchwał Rady Gminy Trzebiel oraz Zarządzeń Wójta jest Baza Aktów Własnych dostępna na stronie BIP Urzędu Gminy Trzebiel w zakładce „prawo lokalne”.

2. Wójt może postanowić o ogłoszeniu aktu dodatkowo na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i tablicach ogłoszeń w sołectwach.
3. Miejscem zwyczajowo przyjętym dla ogłoszenia informacji, obwieszczeń i ogłoszeń są tablice ogłoszeń w sołectwach gminy Trzebiel oraz tablice ogłoszeń w siedzibie i przed Urzędem.

Rozdział 9.
KONTROLA ZARZĄDCZA

• 47. 1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie sprawują: Wójt, Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy referatów Urzędu.

2. Osoby wymienione w ust.1 są zobowiązane do sprawowania kontroli w stosunku do podległych im pracowników w zakresie prawidłowości wykonywania przez tych pracowników przypisanych im czynności, w tym analizy i oceny ryzyka oraz wykonania samooceny.

• 48. Koordynatorem kontroli zarządczej jest Sekretarz Gminy.
• 49. Zasady oraz tryb wykonywania kontroli zarządczej reguluje odrębne zarządzenie.

Rozdział 10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• 50. Wójt określa odrębnym zarządzeniem regulamin pracy Urzędu oraz inne regulacje określone kodeksem pracy.
• 51. Zmiany niniejszego Regulaminu mogą być wprowadzone w trybie właściwym do jego nadania.

ZAŁĄCZNIKI

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Trzebiel.pdf